Office Manager
Salary: Up to €30,000 pro rata per annum, depending on experience
Location: 60306 Frankfurt, Germany
Contract: Permanent, part time
Hours/shifts: 24 hours per week worked Monday-Friday between the hours of 9am-6pm
Work model: Fully remote
Fluency in German and English is required.
Williams Lea seeks an Office Manager to join our team!
Williams Lea is the leading global provider of skilled, technology-enabled, business-critical support services, with long-term trusted relationships with blue-chip clients across investment banks, law firms and professional services firms. Williams Lea employees, nearly 7,000 people worldwide provide efficient business services at client sites in often complex and highly regulated environments, from centralised Williams Lea onshore facilities, and through best cost company offshore locations.
Purpose of the role
As an Office Manager you will oversee the day-to-day administrative operations of the Williams Lea virtual office in Germany while providing direct support to the Account Director. This part-time position is primarily responsible for managing HR processes, financial coordination, and general office administration. The role acts as a key point of contact for staff on HR and office-related matters, ensuring compliance with German labor laws, overseeing vendor relationships, and assisting with financial planning and reporting. It also involves streamlining administrative tasks, promoting company culture, and maintaining smooth operations across various functions. Fluency in English and German is required.
Diese Teilzeitstelle (24 Stunden pro Woche, Arbeitstage werden noch festgelegt) ist in erster Linie für die Überwachung aller allgemeinen Verwaltungsabläufe innerhalb des Unternehmens und die direkte Unterstützung des Account Directors zuständig. Darüber hinaus sorgt sie für ein effizientes Tagesgeschäft des virtuellen Williams Lea-Büros in Deutschland und dient als zentrale Anlaufstelle für die Mitarbeiter in Bezug auf büro- und personalbezogene Fragen.
Die nachstehende Aufschlüsselung gibt einen Überblick über die wichtigsten Zuständigkeiten nach Kategorien; diese Liste kann jedoch im Zuge der Entwicklung der Geschäftsanforderungen angepasst werden:
Key Responsibilities
The breakdown below outlines key responsibilities by category; however, this list is subject to adaptation as business needs evolve:
HR Administration
1. Act as the first point of contact for all HR-related inquiries
2. Maintain and update employee records, both in physical files and company systems
3. Manage the training budget and oversee training requests in accordance with German regulations
4. Serve as the expense process owner, ensuring adherence to company policies.
5. Provide support to HR colleagues with local queries and requirements
6. Promote and reinforce the WL culture, leading by example in alignment with company values
7. Provide administrative support in recruitment and dismissal processes as required
8. Review the organizational structure and conduct recruitment needs analyses when necessary
9. Ensure all HR policies and procedures are up to date and compliant with German labor laws. Work with legal teams or external lawyers to ensure compliance when necessary
10. Act as the first point of contact for HR queries, escalating issues to the EMEA HR Business Partner when required
11. Review Mercer contracts for German liability and accidental insurance
12. Ensure annual pension recalculations are completed, employees receive their statements, and recalculation costs (Heubeck) and adjustment invoices are sent to the client
13. Oversee timely payment of all HR-related invoices
Personalverwaltung
14. Sie sind die erste Anlaufstelle für alle personalbezogenen Anfragen.
15. Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterakten, sowohl in physischen Akten als auch in Unternehmenssystemen.
16. Verwaltung des Fortbildungsbudgets und Überwachung der Fortbildungsanträge in Übereinstimmung mit den deutschen Vorschriften.
17. Verantwortlich für den Ausgabenprozess und Gewährleistung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
18. Unterstützung der HR-Kollegen bei lokalen Fragen und Anforderungen.
19. Förderung und Stärkung der WL-Kultur, indem Sie im Einklang mit den Unternehmenswerten mit gutem Beispiel vorangehen.
20. Bei Bedarf administrative Unterstützung bei Einstellungs- und Entlassungsprozessen.
21. Überprüfen Sie die Organisationsstruktur und führen Sie bei Bedarf eine Personalbedarfsanalyse durch.
22. Sicherstellen, dass alle Personalrichtlinien und -verfahren auf dem neuesten Stand sind und den deutschen Arbeitsgesetzen entsprechen. Zusammenarbeit mit Rechtsteams oder externen Anwälten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, falls erforderlich.
23. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für HR-Anfragen und leiten Probleme bei Bedarf an den EMEA HR Business Partner weiter.
24. Überprüfung der Mercer-Verträge für die deutsche Haftpflicht- und Unfallversicherung.
25. Sicherstellen, dass die jährlichen Neuberechnungen der Renten abgeschlossen sind, dass die Mitarbeiter ihre Abrechnungen erhalten und dass die Kosten für die Neuberechnung (Heubeck) und die Anpassungsrechnungen an den Kunden geschickt werden.
26. Überwachung der fristgerechten Zahlung aller personalbezogenen Rechnungen.
Financial
27. Oversee the invoicing process, ensuring coordination with offshore and global teams, as well as the Head of Procurement at Head Office
28. Act as the escalation point for all indirect purchases requiring Head Office approval
29. Collaborate with Head Office and the Head of Procurement to establish direct debit arrangements with key suppliers, supporting debtor day targets for the financial year
30. Manage vendor relationships, ensuring best practices in vendor onboarding, compliance, and ongoing management
31. Oversee vendor onboarding for Williams Lea Germany, ensuring full compliance with German regulations
32. Maintain accurate records and facilitate communication related to local bank accounts in coordination with the Williams Lea Global finance team
33. Support the Williams Lea Germany Account Director with budget preparation and financial planning
34. Assist with finance-related administrative tasks, including expense tracking and reporting
Finanzen
35. Überwachung des Rechnungsstellungsprozesses und Sicherstellung der Koordination mit Offshore- und globalen Teams sowie dem Leiter der Beschaffungsabteilung in der Hauptgeschäftsstelle.
36. Funktion als Eskalationsstelle für alle indirekten Einkäufe, die der Genehmigung durch die Hauptgeschäftsstelle bedürfen.
37. Zusammenarbeit mit der Hauptgeschäftsstelle und dem Leiter der Beschaffungsabteilung, um Lastschriftvereinbarungen mit wichtigen Lieferanten zu treffen und die Debitorentageziele für das Geschäftsjahr zu unterstützen.
38. Verwaltung der Lieferantenbeziehungen, Sicherstellung bewährter Verfahren bei der Lieferantenintegration, Compliance und fortlaufendes Management.
39. Überwachung der Lieferantenintegration für Williams Lea Germany, um die vollständige Einhaltung der deutschen Vorschriften sicherzustellen.
40. Führen Sie in Abstimmung mit dem Finanzteam von Williams Lea Global genaue Aufzeichnungen und erleichtern Sie die Kommunikation im Zusammenhang mit lokalen Bankkonten.
41. Unterstützung des Account Directors von Williams Lea Germany bei der Budgeterstellung und Finanzplanung.
42. Unterstützung bei finanzbezogenen Verwaltungsaufgaben, einschließlich Spesenabrechnung und Berichterstattung.
General administration
43. Handle all general queries from local authorities, escalating to the relevant Williams Lea Global team when necessary
44. Oversee mail collection, distribution, and filing as needed through the virtual office
45. Oversee all company administrative tasks, ensuring efficient daily operations and adherence to internal policies and procedures
46. Serve as the primary liaison with the virtual office provider, ensuring that all booked services are operational and running smoothly
Allgemeine Verwaltung
47. Sie bearbeiten alle allgemeinen Anfragen von lokalen Behörden und leiten sie bei Bedarf an das zuständige Team von Williams Lea Global weiter.
48. Beaufsichtigung der Abholung, Verteilung und Ablage der Post über das virtuelle Büro nach Bedarf.
49. Koordination aller administrativen Aufgaben des Unternehmens, um einen strukturierten Betriebsablauf und die Einhaltung interner Richtlinien zu gewährleisten.
SHEQ (Safety, Health, Environment, Quality)
50. Organize and coordinate annual audits with relevant suppliers.
Büromanagement (virtuell)
Sie fungieren als Hauptverbindungsperson zum Anbieter des virtuellen Büros und stellen sicher, dass alle gebuchten Dienste einsatzbereit sind und reibungslos funktionieren.
SHEQ (Sicherheit, Gesundheit, Umwelt, Qualität)
51. Organisation und Koordinierung der jährlichen Audits mit den betreffenden Lieferanten.
Essential skills
52. Bilingual Proficiency: Strong command of both German and English
53. German HR Knowledge: A solid background in HR with in-depth knowledge expertise in German labor laws, HR policies, and best practices, along with hands-on experience using Workday or similar HR systems
54. Technical Proficiency: Strong command of Microsoft Office Suite and related administrative tools
55. Exceptional Communication: Excellent verbal and written communication skills, with the ability to engage effectively at all levels
56. Detail-Oriented and Persistent: Strong attention to detail, with a tenacious approach to problem-solving and follow-through
57. Self-Motivated and Independent: Capable of working autonomously while maintaining a high level of productivity
58. Team Integration and Remote Collaboration: Adept at working within diverse teams and thriving in a remote or hybrid work environment
59. Proactive Problem-Solver: Demonstrates a willingness to assist and provide support, even in situations where solutions are not immediately clear
60. Process-Oriented: Methodical and structured, with a keen ability to develop and refine processes to streamline and automate administrative tasks
61. Hands-On Approach: Takes initiative and remains actively engaged in day-to-day operations, ensuring tasks are completed efficiently and effectively
Wesentliche Fähigkeiten
62. Zweisprachige Kenntnisse: Gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache
63. Deutsche HR-Kenntnisse:Ein solider Hintergrund im Personalwesen mit fundierten Kenntnissen des deutschen Arbeitsrechts, der Personalpolitik und bewährter Praktiken sowie praktische Erfahrung mit Workday oder ähnlichen HR-Systemen
64. Technische Kenntnisse: Gute Beherrschung der Microsoft Office Suite und der damit verbundenen Verwaltungsinstrumente
65. Außergewöhnliche Kommunikation: Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen effektiv zu kommunizieren
66. Detailorientiert und beharrlich: Ausgeprägte Detailgenauigkeit und ein hartnäckiger Ansatz bei der Problemlösung und Durchsetzung
67. Selbstmotiviert und unabhängig: Sie sind in der Lage, selbständig zu arbeiten und dabei ein hohes Maß an Produktivität aufrechtzuerhalten
68. Teamintegration und Fernzusammenarbeit: Sie sind in der Lage, in verschiedenen Teams zu arbeiten und sich in einem entfernten oder gemischten Arbeitsumfeld zurechtzufinden
69. Proaktiver Problemlöser:Zeigt die Bereitschaft zu helfen und Unterstützung zu leisten, auch in Situationen, in denen die Lösungen nicht sofort klar sind
70. Prozessorientiert: Methodisch und strukturiert, mit einer ausgeprägten Fähigkeit, Prozesse zu entwickeln und zu verfeinern, um Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren und zu automatisieren
71. Praktische Herangehensweise: Ergreift die Initiative und beteiligt sich aktiv am Tagesgeschäft, um sicherzustellen, dass die Aufgaben effizient und effektiv erledigt werden
Rewards and Benefits
We believe in supporting our employees in both their professional and personal lives. As part of our commitment to your well-being, we offer a comprehensive benefits package, including but not limited to:
72. Health subsidy
73. 30 days holiday
You will also have the opportunity to work for a global employer who is dedicated to offering each and every employee an enjoyable, challenging and rewarding career with future career development prospects!
Vergütung und Zusatzleistungen
Wir legen Wert darauf, unsere Mitarbeiter sowohl im Berufs- als auch im Privatleben zu unterstützen.Als Teil unseres Engagements für Ihr Wohlbefinden bieten wir ein umfassendes Leistungspaket, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
74. Gesundheitszuschuss
75. 30 Tage Urlaub
Sie haben außerdem die Möglichkeit, für einen globalen Arbeitgeber zu arbeiten, der sich dafür einsetzt, jedem einzelnen Mitarbeiter eine angenehme, herausfordernde und lohnende Karriere mit zukünftigen Karriereaussichten zu bieten!
Equality and Diversity
The Company values the differences that a diverse workforce brings to the organisation and will not discriminate because of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race (which includes colour, nationality and ethnic or national origins), religion or belief, sex or sexual orientation (each of these being a “protected characteristic” in discrimination law). It will not discriminate because of any other irrelevant factor and will build a culture that values openness, fairness and transparency.
If you have a disability and would prefer to apply in a different format or would like to make a reasonable adjustment to enable you to make an interview please contact us at (we do not accept applications to this email address).
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Gleichberechtigung und Vielfalt
Das Unternehmen schätzt die Unterschiede, die eine vielfältige Belegschaft in die Organisation einbringt, und diskriminiert nicht aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Ehe und Lebenspartnerschaft, Schwangerschaft und Mutterschaft, Rasse (einschließlich Hautfarbe, Nationalität und ethnischer oder nationaler Herkunft), Religion oder Glauben, Geschlecht oder sexueller Orientierung (jedes davon ist ein „geschütztes Merkmal“ im Diskriminierungsgesetz).Es diskriminiert nicht aufgrund anderer irrelevanter Faktoren und baut eine Kultur auf, die Offenheit, Fairness und Transparenz schätzt.
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