Für unseren Partner suchen wir dich als Teamassistent*in Officemanagement am Standort Köln. Unser Kunde ist der zweitgrößte Lebensmitteleinzelhändler in Deutschland und Sponsor des 1. FC Köln :) Die Stelle ist zunächst auf 12-18 Monate befristet. Eine Möglichkeit auf Übernahme ist gegeben. Deine Aufgaben Du fungierst als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte sowie externe Kontakte und koordinierst sämtliche Belange souverän Die kaufmännische Abwicklung liegt in deinen Händen, inklusive Rechnungsprüfung, Reisekostenabrechnung sowie der Buchung von Bestellungen und Wareneingängen in SAP Web Du verantwortest das Sitzungsmanagement, bereitest Meetings sowie Workshops vor und erstellst professionelle Präsentationen, Protokolle und Reportings Im Projektmanagement unterstützt du aktiv durch die Erstellung von Agenden und To-do-Listen sowie die Arbeit mit modernen Tools wie Miroboard Du begleitest wichtige Personalthemen, wie das On- und Offboarding von Mitarbeitenden, die Urlaubsplanung sowie die Verwaltung von Hard- und Softwarelizenzen Die Organisation von Teamevents, Offsites und Schulungen gehört ebenso zu deinem Aufgabenbereich wie die Verwaltung von Verträgen via DocuSign Du übernimmst die kontinuierliche Führung und Prüfung von Inventurlisten und erarbeitest eigenverantwortlich Ansätze zur Prozessoptimierung Mit deiner proaktiven Art begleitest du übergreifende Formate und entwickelst diese optional weiter Dein Profil Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mindestens 3–5 Jahre fundierte Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld oder der Assistenz Eine ausgeprägte Zahlenaffinität sowie grundlegende buchhalterische Kenntnisse oder eine Affinität zum Controlling zeichnen dich aus Du arbeitest hochgradig organisiert, strukturiert sowie lösungsorientiert und überzeugst durch deine Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und der Wille, Verantwortung zu übernehmen sowie Themen eigenständig voranzutreiben, sind für dich selbstverständlich Du bringst eine hohe IT-Affinität und einen sicheren Umgang mit MS Office mit – idealerweise hast du bereits Erfahrung mit SAP und MS Power BI gesammelt Deine Kommunikation ist sicher, offen und adressatengerecht, wobei du stets Teamfähigkeit und ein professionelles Auftreten beweist Du besitzt eine schnelle Auffassungsgabe, ein agiles Mindset und ein hohes Serviceverständnis – zudem bist du bereit, regelmäßig vor Ort Präsenz zu zeigen Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch runden dein Profil ab Was du erwarten darfst Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten Die Chance, aktiv an der Verbesserung von Prozessen und Systemen mitzuwirken Ein motiviertes und unterstützendes Team, das deine Ideen schätzt Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf Homeoffice Eine Vollzeitstelle mit 38,5 Stunden / Woche