Fakultät III - Prozesswissenschaften, Institut für Technischen Umweltschutz / Fachgebiet Umweltmikrobiomik
Fachgebietssekretär*in (d/m/w) - 50 % Arbeitszeit
Ihre Aufgaben
Die Stelle kann bei entsprechender Mittelverfügbarkeit ggf. temporär aufgestockt werden.
1. Selbstständige Führung und Organisation des Fachgebietssekretariats
2. Unterstützung der Fachgebietsleitung in allgemeinen Verwaltungsaufgaben, z.B. Bearbeitung von Personalangelegenheiten sowie administrative Betreuung von Mitarbeiter*innen und Studierenden
3. Eigenständige Koordinierung und Bearbeitung des Bestell- und Rechnungswesens
4. Unterstützung und Administration der Lehre, Studierendenbetreuung und Prüfungsplanung
5. Verwaltung von Personal-, Reise-, Sach- und Drittmitteln
6. Mithilfe bei der Organisation von Dienstreisen, Konferenzen und Sitzungen im Fachgebiet
7. Betreuung internationaler Gastwissenschaftler*innen, einschließlich Unterstützung bei der Eingewöhnung in ein neues akademisches Umfeld
8. Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache
Ihr Profil
9. Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gleichwertige Qualifikationen und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
10. Erfahrung im Umgang mit digitalen Finanzverwaltungssystemen und Berichtssystemen
11. Sehr gute nachgewiesene Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
12. Sicherer Umgang mit den MS-Office Programmen (Word, Excel und Outlook)
13. Vertrautheit mit Zuwendungsbedingungen, Bewilligungsgrundsätzen und Abrechnungsmodalitäten von Förderorganisationen (z. B. DFG, EU, Senatsverwaltung, Bundesministerium, etc.)
14. Teamfähigkeit, serviceorientiertes Denken und die Bereitschaft sich neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu anzueignen (wünschenswert)
15. Sehr gute Organisations- und Koordinationskompetenz (wünschenswert)
16. Erfahrung im Umgang mit Fristen und unerwarteten Herausforderungen (wünschenswert)
17. Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Druck strukturiert zu arbeiten (wünschenswert)
18. Vertrautheit mit der Arbeitskultur experimentell ausgerichteter wissenschaftlicher Forschung (wünschenswert)
19. Offenheit für die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen unterschiedlicher ethnischer und kultureller Hintergründe (wünschenswert)