Wir suchen für ein 2 Jahres Projekt einen Berater im Dokumentenmanagement (m/w/d)- part-time
Start: 01.06.26
Ende:30.08.28
Volumen: 20Std / Woche
Standort: 95% onsite Gronaup Epe / ab und an Remote
Sprache: Deutsch - C2, Englisch wünschenswert
Das Dokumentationsprogramm am Standort Epe dient der fachgerechten Erstellung, Pflege und Verwaltung der Betriebs- und Anlagendokumentation gemäß dem Stand der Technik mit dem Ziel der dauerhaften Verwaltung wichtiger technischer Dokumente und Daten sowie der Erstellung von Workflows und Automationen.
Aufgaben
Planung von Dokumentationsprozessen:
• Fachliche Planung und Optimierung von Dokumentationsprozessen und -systemen im Betrieb Epe auf der Basis von Betriebsanweisungen und Arbeitsprozessen des Betriebs (im Voraus durch den Kunden zur Verfügung gestellt) mit dem Ziel, diese Prozesse angelehnt an den Arbeitsprozessen (Wartungszeitplan, Inbetriebnahme von Anlagen) zu konstruieren.
Erstellung und Pflege von technischen Dokumentationen:
• Erstellung neuer Dokumente sowie Aktualisierung bestehender Dokumente in der Dokumentenablage des Betriebs in Hinblick auf die Korrektheit und Vollständigkeit der Informationen und der vergebenen Metadaten sowie auf Basis der Projektanforderungen und technischen Anforderungen der Anlage.
Entwicklung und Umsetzung von Dokumentationsrichtlinien:
• Entwicklung von Standards für die Erstellung, Strukturierung und Verwaltung von Dokumenten unter Berücksichtigung der Informationen, die von den Betriebsmitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
• Professionelle Zusammenfassung der Ergebnisse in einem „Dokumentationshandbuch“ als fachliche Vorgabe für Lieferanten und Mitarbeiter mit dem Ziel einer konsistenten und effizienten Dokumentationspraxis.
Organisation und Strukturierung von technischen Dokumenten :
• Technische Implementierung von Systemen und Prozessen (Betriebs- und technischen Anlagendokumente in der Dokumentenablage des Betriebs) zur Organisation und Strukturierung von Dokumenten mit dem Ziel der Optimierung der Auffindbarkeit und Zugänglichkeit auf Basis einer unabhängigen Analyse der Nutzeranforderungen.
Schulung und Beratung:
• Erstellung einer Benutzeranleitung sowie Schulungsmaterial in Form von PowerPoint.
• Durchführung von professionellen Schulungen der Mitarbeiter nach Einführung von Änderungen und neuen Prozessen (Präsenz- und Online-Meetings) in Bezug auf Dokumentationsrichtlinien und -prozesse sowie fachliche und technische Beratung bei Fragen zur Dokumentation.
Optimierung und Anpassung:
• Systematische Auswertung von Nutzerfeedback zur Effektivität der Dokumentationsprozesse und Optimierung sowie der technischen Anpassung der Dokumentationsprozesse (Einpflege, Nummerierung, Versionierung, Automatisierung).
• Fachliche Beratung der zuständigen Stellen anderer Betriebe und Zentralfunktionen zur Harmonisierung von Vorgehensweisen, Erarbeitung und Einführung einheitlicher Standards und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements.
• Strukturierte Aufbereitung aller Ergebnisse, Richtlinien und Trainingsunterlagen zur Übergabe an den Kunden zur finalen Freigabe und weiteren Verwendung.
Skills:
Must have:
• Relevante Ausbildung (z.B. technische Verwaltung, Informationsdienstleistungen)
• Zusätzliche Ausbildung im Bereich Dokumentenverwaltung oder Informationsmanagement ist von
Vorteil
• Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise in einem industriellen oder technischen
Umfeld
• Gute bis sehr gute MS-Office Kenntnisse
• Sehr gute SharePoint Kenntnisse
• Kenntnisse AutoCad und/oder E-plan von Vorteil
Nice to have:
Meta-Informationen: Dokumentenverwaltung, Informationsprozesse, technische Daten, Optimierung, Verwaltungskonzepte, Digitalisierung, Innovation, Projektdokumentation