Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)
Der Regionalclub ADAC Nordbaden e.V. wurde 1947 gegründet. Mittlerweile arbeiten über 130 Mitarbeitende in unseren fünf Geschäftsstellen in Nordbaden. Hier kümmern wir uns um die Themen Mobilität, Reise & Urlaub, Versicherungen und natürlich die ADAC Mitgliedschaft. Wir legen Wert auf Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung .
Ihre Aufgaben
Steuerung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation im Namen von Vorstand und Geschäftsführung; Einhaltung der Kommunikationsvorgaben
Selbstständige Organisation des Vorstands- und Geschäftsführungssekretariats inkl. Termin-, Fristen- und Sitzungskoordination (Kalender, Reisen, Besucher)
Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen/Gremien (Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle); Pflege des Beschlussregisters und konsequentes Follow-up
Organisation und Begleitung von Mitgliederversammlung, Hauptversammlung und weiteren Gremiensitzungen (Logistik, Dienstleistersteuerung, Budgetrahmen)
Zentrale Betreuung der Ortsclubs in enger Zusammenarbeit mit dem Hauptamt (Ansprechstelle, Informationsfluss, Termin- und Dokumentenmanagement)
Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Betriebsfeiern
Dokumenten- und Informationsmanagement (Teams/SharePoint/DMS); Erstellung von Vorlagen und Präsentationen
Standardisierung von Abläufen (Checklisten, Vorlagen) sowie Reporting an Vorstand/Geschäftsführung
Schnittstellenmanagement zu Ehrenamt, Bereichen und externen Partnern
Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion - idealerweise im Umfeld von Vorstand/Geschäftsführung/Gremien
Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen, proaktive und präzise Arbeitsweise
Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; sichere Protokollführung und Beschlussverfolgung
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint); Erfahrungen mit DMS/Event-Tools von Vorteil
Souveränes, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Haupt- und Ehrenamt; hohe Loyalität, Diskretion und Teamfähigkeit
Bereitschaft zu ganz gelegentlichen Einsätzen am Abend/ Wochenende im Rahmen von Gremien/Veranstaltungen
Wir bieten
Sie denken, ein Job sollte zufrieden machen? Wir auch. Wir sind da, um zu helfen - das sind wir, der ADAC. Vergütung - es geht schließlich auch ums Geld:Wir vergüten überdurchschnittlich und honorieren zusätzlich Ihre Zusatzqualifikationen und Berufserfahrung. Urlaub - nur mit Auszeit geht es gut: Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub im Jahr. Weiterbildung - denn aus Stillstand wird Rückschritt: Schulungen, Weiterbildungen und Führungskräftetrainings - die individuelle Weiterbildung unserer Mitarbeiter liegt uns am Herzen.
Ihr Arbeitsplatz - das Alltagszuhause: Wir bieten vielfältig flexible Arbeitszeitmodelle, und Sie arbeiten an einem modernen, ergonomischen Arbeitsplatz. Dazu sorgen wir mit vielen weiteren Angeboten dafür, dass Sie sich wohlfühlen. Altersvorsorge - früher an später denken: Sehr gerne unterstützen wir Ihre betriebliche Altersvorsorge mit finanziellen Zuschüssen. Mitarbeiterrabatte - Ihre exklusiven Extras: Vergünstigungen auf alle ADAC eigenen Leistungen, exklusive Preisvorteile bei designierten Partnern und hohe Rabatte bei unseren Reiseveranstaltern - so profitieren Sie als Mitarbeiter.
Unser Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Onlinebewerbung unter Angabe der Kennziffer 15492. Bei Fragen hilft Ihnen Frau Bettine Walzer unter der Nummer +49 721 810 41 90 gerne weiter.
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