Die Suche nach perfekten Helfern bei der Projekt- und Niederlassungsleitung ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Wir suchen deshalb eine engagierte Assistenz, die sich auf die Unterstützung von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden konzentriert.
Sie werden als erste Anlaufstelle für den Empfang und das Telefon fungieren und sicherstellen, dass alle Informationen effizient verarbeitet werden. Außerdem wird sie sich um das Office-Management kümmern, wie z.B. die Beschaffung von Büromaterialien, die Angebotseinholung, Rechnungsprüfung und Freigabe usw. Sie werden auch die Mitarbeiter betreuen, indem sie Arbeitsmittel organisieren, Schulungen vorbereiten, Urlaubsplanung verwalten und Reise- und Auslagenabrechnungen bearbeiten. Darüber hinaus ist sie für die Terminkoordination und Reiseorganisation sowie das Erstellen von Reporting-, Präsentations- und Besprechungsunterlagen zuständig. Sie wird Korrespondenz mit Projektbeteiligten, Lieferanten, Hausverwaltung führen, Vor- und Nachbereitung von Terminen durchführen und Rechnungen buchen, übertragen in das Projektkostencontrolling. Als weiterer Schritt wird sie Entlastung der Projektleitung im Tagesgeschäft leisten und eigenverantwortliche Sonderprojekte übernehmen. Zudem ist sie für die Unterlagenverwaltung und -ablage (Planunterlagen, Schriftverkehr und Dokumente) sowie für die Datenpflege (Kontaktdaten oder diverse Datenbanken) verantwortlich. In letzter Instanz wird sie die Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, einschließlich Dokumentationen, Nachverfolgung und Aktenablage, leisten.
Daher benötigen wir einen Menschen, der Erfahrungen in einer Assistenzposition hat, insbesondere in der Bau-, Projekt- oder Immobilienbranche. Es sollte ein gutes Zahlenverständnis sowie ein ausgeprägter kaufmännischer Sachverstand vorhanden sein. Ein freundliches, gepflegtes sowie sicheres Auftreten, hervorragende kommunikative Fähigkeiten sowie eine schnelle Auffassungsgabe sind ebenfalls erwünscht. Dieser neue Kollege sollte ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Flexibilität besitzen. Idealerweise ist er ein Organisationstalent, agiert routiniert und strukturiert im hektischen Tagesgeschäft und überzeugt durch eine selbständige, zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise. Zusätzlich sollte es kein Problem darstellen, sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten zu sein. Die sehr guten Deutschkenntnisse sind natürlich Voraussetzung.
Unsere Antwort darauf lautet: Mit einem unbefristeten Anstellungsverhältnis bieten wir Ihnen unter anderem ein gut ausgestattetes Bürogebäude mit einer zentralen Lage, sehr gutem ÖPNV-Anschluss und kostenlosem Zugang zur Sprach-App Babbel. Darüber hinaus können Sie kostenfrei unsere Krankenzusatzversicherung nutzen, beziehen Sie auch von unseren Corporate Benefits (Mitarbeitervergünstigungen für viele Onlineshops).
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