Ihre Aufgaben
1. Sie übernehmen das Vorgangsmanagement (u. a. Akten- und Terminmanagement, Objektverantwortung, Statistik sowie Unterstützung der Teamleitung)
2. Sie kümmern sich um das IT-Management (u. a. Öffentlichkeitsarbeit auf Plattformen der Jugendhilfe, Erfassung von Fallakten im Fachprogramm und Berechtigungsbeantragung)
3. Sie sind für das Dokumentenmanagement zuständig und gelten als Kontaktperson für interne und externe Partner (m/w/d) (u. a. Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung sowie Empfang und Betreuung von Besuchern (m/w/d))
4. Sie setzen die Datenschutzrichtlinien nach EU-DSGVO um (u. a. Beantwortung von Anfragen zum Umgang mit personenbezogenen Daten, Archivführung und Mitarbeit in Projekten zum Datenschutz)
5. Sie erledigen Aufgaben im Teambezug (z. B. sachgebietsbezogene Aktenverwaltung, Archivierung, Recherchetätigkeiten sowie die Trägerakquise und -pflege)
Unsere Anforderungen
Erforderlich sind:
6. eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder ein erfolgreich abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I
7. Berufserfahrung im Bereich Bürotätigkeit, Assistenz oder Sekretariatsarbeit
Erwünscht sind:
8. Kenntnisse in den Bereichen Protokollführung, Archivierung und Statistik
9. Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint
10. sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie der DIN 5008
11. Zuverlässigkeit, hohe Motivation und Flexibilität
12. Organisationsvermögen und Fähigkeit zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten
13. gute Umgangsformen sowie ein freundliches und ausgeglichenes Auftreten
Wir bieten
14. ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in der Entgeltgruppe 5 TVöD (ab 3.038,99 € bis 3.680,28 € brutto)
15. eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden (Teilzeit ist möglich)
16. 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
17. umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
18. attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
19. Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
20. gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen
21. eine umfassende Einarbeitung
22. Möglichkeit Job-Ticket und Fahrradleasing
23. Mitarbeiterrabatte bei verschiedenen Onlineshops
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 22. Juni 2025.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorstellungskosten können von der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden. Das Personalauswahlverfahren wird gegebenenfalls mit Hilfe von Online-Eignungsdiagnostik-Testverfahren sowie Videokonferenzen durchgeführt.
Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Homepage.
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