Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württemberg zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.
Ihre Aufgaben
* Sie koordinieren für die Abteilungsleitung Termine, Meetings und Video‑Konferenzen und führen den Terminkalender.
* Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Koordinierung von Prozessen innerhalb der Abteilung sowie bei Terminvorbereitungen.
* Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.
* Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
* Sie empfangen Gäste und Besucher im Haus.
Ihr Profil
* Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs‑ oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz‑ oder Verwaltungsangestellte/r) und haben zumindest erste Berufserfahrungen im Büromanagement.
* Sie interessieren sich für den Wissenschaftsbereich und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich.
* Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.
* Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, selbständig in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung.
* Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS‑Office‑Bereich.
* Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
* Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in hektischen Situationen.
Wir bieten
* für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV‑L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV‑L.
* eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
* flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
* einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
* die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
* ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
* ein vielfältiges Fortbildungsangebot.
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