Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten und organisatorisch versierten Office Manager (m/w/d) mit Erfahrung im Bankenwesen. In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie die Verantwortung für die reibungslose Organisation und Koordination des Büroalltags und fungieren als wichtige Schnittstelle zur Assistenz der Geschäftsführung. Sie werden in einem modernen und dynamischen Arbeitsumfeld tätig sein und einen wesentlichen Beitrag zur effizienten Büroführung leisten.
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Ihre Aufgaben
* Büroorganisation: Sie sind für die Planung und Verwaltung des Bürobedarfs und der -ressourcen verantwortlich. Dazu gehört die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, die Organisation von Besprechungsräumen, die Verwaltung von Arbeitsplätzen und die Koordination von Reinigungs- und Wartungsarbeiten
* Kommunikation und Korrespondenz: Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation. Sie verwalten eingehende Anrufe, E-Mails und Post und leiten sie entsprechend weiter. Sie erstellen und bearbeiten professionelle Geschäftskorrespondenz und stellen sicher, dass alle Informationen zeitnah und präzise kommuniziert werden
* Terminplanung und Koordination: Sie unterstützen das Management-Team bei der Planung von Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen. Sie erstellen und aktualisieren Kalender, vereinbaren Termine und koordinieren interne und externe Veranstaltungen. Sie stellen sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen für erfolgreiche Meetings vorhanden sind
* Verwaltung von Unterlagen und Daten: Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Pflege von Akten, Dateien und Dokumenten. Sie unterstützen bei der Erfassung, Organisation und Speicherung von Daten, Berichten und anderen wichtigen Unterlagen. Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und die Gewährleistung der Vertraulichkeit sensibler Informationen sind von großer Bedeutung
* Teamunterstützung: Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Präsentationen, erstellen Berichte, nehmen an Teammeetings teil und leisten allgemeine administrative Unterstützung
Ihr Profil
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
* Nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise im Bankensektor oder in der Finanzdienstleistungsbranche
* Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten
* Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sowohl schriftlich als auch mündlich
* Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel und Outlook) und anderen gängigen Büroanwendungen
* Diskretion, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen umzugehen
* Proaktive Denkweise und die Fähigkeit, Probleme effektiv zu lösen
Ihre Perspektiven
* Anteilige Homeoffice-Regelung
* Betriebsfeiern und Teamevents
* Gesundheitsprogramme
* Betriebliche Altersvorsorge
* 30 Urlaubstage
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Herr Alexander Friemann
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