Mitarbeiterin / mitarbeiter servicebereich (w/m/d)

Die Direktion Dortmund sucht für den Bundesforstbetrieb Rhein‑Weser am Arbeitsort Münster zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:


Mitarbeiterin / Mitarbeiter Servicebereich (w/m/d)

(Entgeltgruppe 6 TVöD Bund, Kennung: DORW100006, Stellen‑ID 1335292)

Die Einstellung erfolgt unbefristet.

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) – Anstalt des öffentlichen Rechts – ist das zentrale Immobilien­unternehmen des Bundes. Aufgabenschwerpunkte sind das einheitliche Immobilien­management, die Immobilien­verwaltung und der Immobilienverkauf sowie die forst- und naturschutz­fachliche Betreuung der Geländeliegenschaften. Bundesweit arbeiten rund 7.000 Beschäftigte für die BImA, verteilt auf die Zentrale – mit Hauptsitz in Bonn – und neun Direktionen sowie auf mehr als 120 Standorte. Innerhalb der Bundesanstalt für Immobilien­aufgaben verantwortet der Geschäftsbereich Bundesforst bundesweit das Gelände­management für die Wald- und Offenland­flächen des Bundes. Als ressort­übergreifender Dienstleister agiert der Bundesforst auch als Fachberater für die zuständigen Institutionen.

Aufgaben

Mitarbeit Fuhrpark­verwaltung

* Pflege der Dkfz-Daten/ Equipment in SAP
* Prüfung der Fahrtenbücher und Betriebsstoff­rechnungen (inhaltliche und rechnerische Richtigkeit) einschließlich Rechnungs­vorerfassung (SAP)
* Erstellung von Unfallmeldungen in SAP
* Terminabstimmung mit den Kfz-technischen Beamten und Fahrzeug­führern (HU, ZU, Einzelfälle)
* Mitwirkung und Weitergabe von Bearbeitungs­vorgängen an das Kompetenz­zentrum Erfurt – Dkfz
* Mitarbeit bei der Beantwortung allgemeiner Rückfragen der lokalen (Vertrags‑)Werkstätten
* Weitergabe von Unterlagen zur Regressprüfung an die Hauptstelle OP
* Erstellung von Reparatur- und Wartungs­aufträgen
* Mitwirkung bei der jährlichen Belehrung und Führerschein­kontrolle
* Führen von Statistiken/ Listen, Verwalten von Tankkarten
* Ermittlung und Einforderung der Kosten für privat gefahrene Kilometer sowie Weitergabe an abrechnende Stelle
* Vorbereitung der Beschaffung von Dkfz und Anhänger gem. Rahmen­verträgen
* An- und Abmelden der Fahrzeuge
* Übergabe von Unterlagen für die Verwertung von Dkfz, einschließlich Abwicklung der Übergabe

Allgemeine Bürotätigkeiten

* Erstellen von Schreiben
* Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten
* Posteingang/ ‑ausgang; einschl. E‑Mail-Poststelle
* Registratur, Aktenführung/ Ablage, Büromaterial
* Ausgabe von Kleinzahlungs­quittungs­blöcken (Barverkauf)
* Führen von Listen, Statistiken, einschl. Urlaubs- und Abwesenheits­nachweis
* Vorbereitung von Besprechungen
* Reisestelle des BFB, soweit nicht Service-Center zuständig

Mitarbeit im Rechnungswesen

Rechnungserstellung über IT‑Fachverfahren (Forst) einschließlich Abrechnung der Gutachter­leistungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Grundlagen UStG

a) debitorisches Rechnungs­wesen

*
o Überwachung und Weiterbearbeitung von Zahlungs­eingängen im IT‑Fachverfahren
o Bearbeitung offener Postenlisten
o Formelle Vorbereitung des gerichtlichen Mahnverfahrens sowie Berechnung von Zinsen und Zinszeiträumen

b) kreditorisches Rechnungs­wesen

*
o Rechnerische und inhaltliche Prüfung der in SAP/VIM erfassten Belege bzw. Vorerfassung in SAP

c) Inventur

*
o Inventarisierung von beweglichen Gegenständen
o Führen und Abgleich der Inventurlisten zur Stichtags­inventur

Mitarbeit Beschaffung/ Vergabewesen, u. a.

* Auslösung von Bestellungen und Erfassung des Wareneingangs über SRM, Bearbeitung und Koordination von Reklamationen und Retouren
* Rechnerische und inhaltliche Prüfung der in SAP/VIM erfassten Belege
* Bedarfsabfrage und Abruf aus Rahmenvertrag
* Ausgabe der Persönlichen Schutzausrüstung (PSA)
* Führen von Statistiken/ Listen
Profil


Qualifikation:

* Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf


Fachkompetenzen:

* Kenntnisse der gesetzlichen Grundlagen und Verordnungen sowie der einschlägigen Arbeits­grundlagen, Dienstvorschriften und Geschäfts­anweisungen für den Aufgaben­bereich (z. B. BGB, BHO, DKfz-Richtlinie, Inventur­richtlinie; VOL/B, UVgO, VGV)
* Kenntnisse der Grundsatz­regelungen
* Haushalts- und Finanzwesen der Sparte Bundesforst
* Kenntnisse des Buchungsplans Bundesforst
* Kenntnisse der forstlichen IT‑Fachverfahren von Vorteil
* Gute Anwenderkenntnisse im Bereich von IT‑Standard­anwendungen (Microsoft Office) sowie bei der Nutzung des Internets
* Kenntnisse in der fachspezifischen Software DIFO sowie SAP BALIMA bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen


Weiteres:

* Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
* Gutes Organisationsgeschick
* Gute Auffassungsgabe
* Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
* Kunden‑ /Adressaten­orientiertes Verhalten
* Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit
* Fahrerlaubnis Klasse B und die Bereitschaft zum Führen von Dienstkraft­fahrzeugen
* Bereitschaft zur Teilnahme an ggf. mehrtägigen Schulungen und Dienstreisen
Wir bieten
* Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeit­gestaltung
* Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungs­fürsorge des Bundes
* Berufliche Entwicklungs­möglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungs­angebote
* Betriebliche Alters­versorgung
* Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
* 30 Tage Urlaub
* Kurse zur Gesundheits­förderung sowie Vorsorge­maßnahmen
* Kostenfreie Parkmöglichkeiten
* Verkehrsgünstige Lage
* Zuschuss zum DeutschlandJobTicket

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