Was Sie bei uns tun
* Konkret unterstützen Sie die Abteilungsleitung und die Forschungsgruppen bei organisatorischen als auch administrativen Aufgaben.
* Meetings und Veranstaltungen wie Projekt-Treffen und Foren planen und begleiten Sie eigenständig, unterstützen beim Gästeempfang sowie der Gästebewirtung und übernehmen die Abrechnung der Bewirtungskosten.
* Sie erstellen Dienstreiseanträge und unterstützen bei der Planung, Vorbereitung und Abrechnung von Reisen, einschließlich der Buchung von Reisemitteln und Hotels.
* Sie unterstützen die Abteilung bei Beschaffungsprozessen mit SAP, bei Personalvertragsangelegenheiten und bei der Genehmigung von Veröffentlichungen.
* Allgemeine administrative Aufgaben wie die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Post, Ablage, Schriftverkehr sowie die Kommunikation per E-Mail und Telefon – auch in englischer Sprache – gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.
* Zudem vertreten Sie zuverlässig die Assistenz am Standort Wachtberg bei Abwesenheiten.
Was Sie mitbringen
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Bereich Office-Organisation, Sekretariat oder Assistenz
* Sehr gute MS-Office- und vorteilhafterweise SAP-Kenntnisse
* Mündliche und schriftliche Kommunikationssicherheit auf (sehr) gutem Deutsch und Englisch
* Nicht zuletzt zeichnen Sie sich durch ein gewisses Organisationstalent, eine hohe Teamfähigkeit, freundliches Auftreten und eine zuverlässige, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise aus.
Was Sie erwarten können
Als Abteilungsassistenz sind Sie bei uns Teil eines engagierten und kollegialen Teams, das Sie bereits während der Einarbeitung umfassend unterstützt. Am Fraunhofer FKIE leben wir eine familienfreundliche und internationale Kultur. Wir bieten die Möglichkeit flexibler Arbeitszeiten und mobilen Arbeitens, um individuelle Anliegen zu berücksichtigen. Wir bieten Ihnen persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterbildungsmaßnahmen, eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) sowie Zugang zu einem vergünstigten Deutschland-Jobticket.
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.
Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.