Ihre Aufgaben Kalender‑ & Terminmanagement für das Projektteam, inkl. Jour‑fixe, Gremien, Steering Committees Anfänglicher Fokus auf ERP-Umstellung Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Unterlagen (Präsentationen, Protokolle, Entscheidungsvorlagen) Koordination von Unterschrifts‑/Freigabeprozessen (z. B. Bestellungen, Change Requests, Verträge) inkl. Nachverfolgung Einkaufsvorbereitung: Angebotsvergleiche, Budgetpflege, einfache Bestellungen im ERP On‑/Offboarding‑Orga (Checklisten, Gerätebereitstellung, Berechtigungsanträge) in Zusammenarbeit mit den Admin‑Teams Organisation von Workshops, Schulungen, Team‑Events; Reisemanagement, Abrechnung Pflege von Wissensdatenbanken, Confluence, SharePoint (Vorlagen, Policies, IT‑Prozesse) etc. Datenschutz & Compliance‑Unterstützung: Dokumentationspflege, TOMs‑Nachweise, Audit‑Vorbereitung Risiko‑/ Issue‑/ Change‑Log führen, Entscheidungen dokumentieren, Follow‑ups nachhalten Verantwortung für die Projektkommunikation: Kick‑offs, Protokolle, Stakeholder‑Updates, Release‑Notes Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz‑/Office‑Erfahrung Sehr gute Organisations-, Priorisierungsfähigkeiten und Kommunikationsstärke Sicher in MS 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), SharePoint/OneDrive Idealerweise ein Grundverständnis in IT‑Prozessen (ITIL‑Basics), DSGVO‑Awareness und Erfahrung mit Jira/Confluence, Microsoft Dev-Ops und oder Trovarit Matchmaker Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch in Wort und Schrift Warum wir? Unbefristeter Arbeitsvertrag 30 Tage Urlaub Monatlicher steuerfreier Sachbezug in Höhe von 50 € in Form von Gutscheinen Die Wahlmöglichkeit zwischen JOB-Lunch, JOB-Ticket oder JOB-Rad, mit bis zu 30 € Zuschuss pro Monat Corporate Benefits Betriebliche Altersvorsorge mit 20%- Arbeitgeberzuschuss Home Office-Regelung Sonderurlaubstage Firmen- und Teamevents Überdachter und videoüberwachter Fahrradparkplatz Kostenloser PKW-Parkplatz Getränkeversorgung (Wasser) Bibliothek & Lesesaal sowie E-Book-Angebot Weiterbildungsmöglichkeiten sowie intensive Einarbeitung durch ein erfahrenes Team Über uns Erfolg mitgestalten! Create a We Wir sind ein international erfolgreich agierendes Unternehmen, das innovative Lösungen auf den Gebieten von Aromen, Düften, Pflanzenextrakten und Aromachemikalien für führende Hersteller der Nahrungsmittel-, Getränke-, Kosmetik- und Haushaltsprodukteindustrie entwickelt. Unser engagiertes und qualifiziertes Team ist die Basis für unseren Erfolg. Als international agierendes und innovatives Unternehmen verstehen wir es als unsere Aufgabe und Verpflichtung, alle Mitarbeiter*innen Tag für Tag zu fordern und zu unterstützen. Werden Sie Teil unseres Teams und unseres Erfolgs!