Assistenz der geschäftsführung / office manager (w/m/d) - vollzeit

Das HRM Institute konzipiert, organisiert und realisiert Live- und Digital-Formate im In- und Ausland: Fachmessen, Expofestivals und Online-Konferenzen zu den Themen Personalmanagement, Recruiting, Learning & Development, Retention, Staffing, Arbeitssicherheit, Sicherheit & Corporate Fashion.

Wir sind ein agiles Unternehmen, mit derzeit ca. 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Standort Mannheim, das wir kontinuierlich weiterentwickeln.

Unser Purpose: „Connecting HR people to network, to learn & to find the best solution“.

In dieser zentralen Rolle unterstützt Du die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kommunikative Abläufe zuverlässig funktionieren.

Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Terminmanagement sowie Überwachung und Koordination wichtiger Fristen und Aufgaben
• Planung und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnungen
• Personaladministration: Onboarding, Offboarding, Arbeitsverträge, Vertragsergänzungen, Zeugnisse sowie Schnittstelle zum externen Lohnbüro
• Professionelle Bearbeitung der Korrespondenz per E-Mail und Post mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern
• Koordination externer Leistungsträger wie Vermieter, IT-Dienstleister, Steuerbüro, Versicherungen, Markenrechtsanwälte und weitere Partner
• Dokumenten- und Datenmanagement sowie Optimierung digitaler Abläufe
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Sicherstellung eines guten Informationsflusses
• Immobilienbezogene Aufgaben wie Kommunikation, Koordination, Verwaltung und Abrechnungen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

• Du bringst Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, als Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle mit
• Eine abgeschlossene Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder Erfahrung im Hotel- & Tourismus sind von Vorteil
• Idealerweise bringst du auch Erfahrung mit HR-/Personalthemen mit
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine eigenständige Arbeitsweise zeichnen Dich aus
• Du bringst Diskretion und ein sicheres Auftreten mit
• Du hast eine digitale Affinität und Freude an neuen IT-Tools
• Sprachlich hast du sehr gute Deutschkenntnisse (C2)

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Urlaub & Gleitzeit
• Fort- und Weiterbildungen
• Attraktive Altersvorsorge
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung (Familiengenossenschaft e.G.)
• Kollegiales, wertschätzendes Team
• Strukturiertes Onboarding
• Regelmäßige Team-Events (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Firmenlauf, Team-Abende)
• Modernes Büro mit Rheinblick, kostenfreien Parkplätzen & Getränken
• Leistungsgerechtes Festgehalt
• Moderne Arbeitsumgebung mit Raum für Ideen

Mitarbeitervorteile

• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke
• Mitarbeiterparkplatz
• Team Events
• Weiterbildungsmöglichkeiten

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