Dein Verantwortungsbereich
* Du planst, koordinierst und überwachst Termine und organisierst Konferenzen – von der Einladung bis zur Bestellung des Caterings.
* Du behältst den Überblick über den Postein- und -ausgang, archivierst und verwaltest Schriftgut sowie die elektronische Ablage und bist hierfür die Ansprechperson der Abteilung.
* Du erstellst Vorlagen und Präsentationen nach Vorgabe und führst Protokolle bei Dienstberatungen.
* Alle anfallenden Sekretariatsaufgaben vor, während und nach Beratungen sowie Dienstreisen erledigst du eigenständig und übernimmst die schriftliche Protokollierung.
* Du aktualisierst das Intranet, bearbeitest Rechnungen, überwachst die Einsatzplanung der Auszubildenden und kümmerst dich um das Vertragsmanagement für definierte Verträge.
* Die Erstellung von Schriftverkehr und die Kontrolle der Bearbeitung durch verschiedene Bereiche gehören ebenso zu deinem Arbeitsalltag.
* Zudem verantwortest du die Urlaubsplanung der Führungskräfte.
* Innerhalb deiner Vertretungsaufgaben bist du für drei Verwaltungsbereiche zuständig und arbeitest im Team mit sieben weiteren VertretungsekretärInnen.
Dein Profil
* Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
* Du beherrschst das 10-Finger-Schreiben nach Diktat und hast sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung.
* Du hast eine Affinität für IT und bist sicher im Umgang mit MS Office sowie den gängigen technischen Bürogeräten.
* Idealerweise bringst du Erfahrung im Rechnungswesen mit.
* Hohe Einsatzbereitschaft, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus.
* Zuverlässigkeit und absolute Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich – ebenso wie eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
* Auch in stressigen Situationen behältst du den Überblick.
* Deine persönlichen Stärken liegen in Kommunikation und Organisation.
Das bieten wir Dir
* Ein bis zum 31.03.2027 befristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeitbeschäftigung
* Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
* Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
* Ein Entgelt nach TV MUL
* Eine Jahressonderzahlung i.H.v. 87,5%
* 30 Tage Urlaub
* Hausinterne Willkommensveranstaltung: 3-tägiges Onboarding
* Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
* Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
* Zuschuss zum ÖPNV Ticket
* Mitarbeiterveranstaltungen
*Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.