Assistenz Betriebliches Gesundheitsmanagement (m/w/d)
Wir suchen Sie für die Abteilung Betriebliches Gesundheitsmanagement des Haupt- und Personalamts der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.
Wir sind Stuttgart von Beruf – und die Gesundheit unserer Mitarbeitenden ist unser wichtigster Antrieb. Die Fachabteilung Betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst die drei Sachgebiete Betriebliches Eingliederungsmanagement, Betriebliche Sozialberatung und Betriebliche Gesundheitsförderung. Wir fördern die Gesundheit, Arbeitsfähigkeit sowie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und gestalten gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen.
Aufgaben
* Sie übernehmen koordinierende und organisatorische Aufgaben für die Abteilungsleitung sowie die drei Sachgebiete, dabei priorisieren Sie Termine und Aufgaben eigenständig und planen vorausschauend die dazugehörigen Abläufe
* Als eine/-r der Schriftgutbeauftragten und Key-User/-innen der Sachakte sind Sie für das Dokumentenmanagement zuständig
* Als erste Ansprechperson vor Ort und am Telefon sind Sie Anlaufstelle für das gesamte Team, für andere Abteilungen sowie externe Partner/-innen und beantworten Anfragen eigenverantwortlich, serviceorientiert und abschließend
* Die eigenverantwortliche Koordination von Beratungsanfragen für die Sozialberatung während der Servicezeiten gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
* Sie unterstützen tatkräftig das Veranstaltungsmanagement von zentralen Gesundheitsaktionen und ‑veranstaltungen, durch die eigenständige und regelmäßige Pflege aller Kommunikationskanäle, wie z. B. Intranet und die Mitarbeitenden-App, sowie durch das Erstellen von Meldungen und Beiträgen unterstützen Sie außerdem bei der internen Gesundheitskommunikation
* Sie holen eigenverantwortlich Angebote ein und prüfen diese, außerdem prüfen, kontieren und dokumentieren Sie Rechnungen und erstellen Quartalsabrechnungen
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Profil
* Eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation oder eine abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenzbereich
* Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten sowie Erfahrungen im Umgang mit Videokonferenz-Software wie Webex oder Zoom für digitale Formate
* Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache
* Freude an ausgeprägter Serviceorientierung, Teamarbeit und intensiver Vernetzung in alle Bereiche der Stadtverwaltung
* Mehrjährige Berufserfahrung und Erfahrungen mit Strukturen der Stadtverwaltung sowie Kenntnisse über Verwaltungsabläufe sind von Vorteil
* Souveräner Umgang mit Arbeitsspitzen, auch in stressigen Situationen, Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit, eigenverantwortliches und vorausschauendes Arbeiten und Flexibilität
Wir bieten
* Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
* Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
* Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
* Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
* Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 7 TVöD.
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