Ihre Aufgaben
Unterstützung der Stabstellenleitung und des Stabstellen-Teams bei der Definition und laufenden Weiterentwicklung des UKA-Standards zur Prozessdokumentation und Prozessmodellierung, der Organisation und Betreuung der UKA-Community von Process Champions, der fachlichen Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der UKA-Tools für das Prozessmanagement und QM&BE (Qualitätsmanagement & Business Excellence) zur Erreichung von Business Process Excellence im gesamten Uniklinikum.
1. Koordinations-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben in der Stabstelle: Sicherstellung der Erreichbarkeit der Stabstelle Koordination und Organisation von Terminen, Meetings, Veranstaltungen, Reisen, etc. Vor- und Nachbereitung von Terminen durch Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Berichten und Präsentationen Kommunikation mit Stabstellen, Geschäftsbereichen, internen Auftraggebern und externen Dienstleistern Zusammenarbeit mit der Stabstelle Kommunikation zur Darstellung der Stabstellenaktivitäten und Umsetzung innovativer Kommunikationsformen
2. Fachliche Administration und Qualitätssicherung der UKA-Tools für das Prozessmanagement (insbesondere „Signavio“) und QMS & BEProgramm
3. Aktive Unterstützung in der Prozessdokumentation und Modellierung Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, SOPs und qualitätsrelevanten Unterlagen Unterstützung bei Projektplanung, -durchführung und -dokumentation: Aufgabenkoordination, Fortschrittsüberwachung, Anwendung agiler Methoden (z. B. Scrum), Pflege von Projekt- und Meilensteinplänen Mitwirkung bei internen Audits zu Prozessen und Verfahrensanweisungen.
Ihr Profil
4. Abgeschlossenes Bachelor Studium in BWL, IT oder vergleichbare Kenntnisse
5. Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2) in Wort und Schrift
6. Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft Office-Anwendungen
7. Erfahrungen als Team-Assistenz oder im Office- und Projektmanagement (PMO)
8. Kenntnisse im Qualitätsmanagement oder Prozessmanagement wünschenswert
9. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1) (für internationale Dokumentation und Kontakte) wünschenswert
10. Beherrschung digitaler Tools im Prozess-, Projekt- und Qualitätsmanagement wünschenswert
11. Kenntnisse im Change-Management und in Kulturentwicklung in großen Organisationen wünschenswert
12. Motivation, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Lernbereitschaft
13. Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
14. Strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick
15. Eigeninitiative und Service- und Kundenorientierung
16. Stressbelastbarkeit und freundliches Auftreten, lösungsorientiertes Arbeiten
Wir bieten…
17. 30 Tage Urlaub/Jahr
18. Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von Euro
19. Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf!
20. Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an
21. Entspannter Arbeitsweg - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz
22. Familienfreundliche Unternehmenskultur (Betriebskindergarten, Ferienfreizeiten für Kids und ein Familienservicebüro)
23. Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie
24. Mit Corporate Benefits gibt’s attraktive Rabatte beim Shoppen
25. Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende
26. Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants