Worum geht es:
In deiner Rolle als Assistenz der Geschäftsleitung bist du das organisatorische Rückgrat von Experts Inside (Fokus Deutschland) und unterstützt nicht nur die Geschäftsleitung, sondern unser gesamtes Team im Backoffice. Du verantwortest unsere Buchhaltung eigenständig und sorgst dafür, dass alle administrativen Fäden zuverlässig zusammenlaufen, von Finanzen über Verträge bis hin zur internen Organisation. Als Microsoft-Partner mit Teams in mehreren Ländern (DACH) leben wir die gesunde Mischung aus etablierter Beratungs-Expertise und Startup-Mentalität. Deine Rolle stellt sicher, dass diese Mischung im Tagesgeschäft funktioniert: saubere Zahlen, verlässliche Abläufe und kurze Wege, damit sich die Experts voll auf ihre Kunden und die Weiterentwicklung des Unternehmens konzentrieren können.
Deine Aufgaben:
* Laufende Buchhaltung: Eigenverantwortliche Durchführung der Finanzbuchhaltung inklusive Debitoren-, Kreditoren-, Sach- und Anlagenbuchhaltung
* Monats- und Jahresabschlüsse: Vorbereitung und Mitwirkung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in enger Abstimmung mit unserem Steuerberater
* Umsatzsteuer & Meldewesen: Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen, ZM-Meldungen und weiterer steuerlicher Pflichtmeldungen – auch grenzüberschreitend für unsere Standorte
* Rechnungsstellung & Forderungsmanagement: Erstellung der Ausgangsrechnungen für unsere Kundenprojekte, Überwachung offener Posten und Mahnwesen
* Zahlungsverkehr & Reisekosten: Durchführung von Zahlläufen, Prüfung und Verbuchung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen
* Lohnvorbereitung: Aufbereitung der lohnrelevanten Daten und Schnittstelle zum externen Lohnbüro
* Vertrags- und Dokumentenmanagement: Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Partnerverträgen sowie strukturierte Ablage in Microsoft 365 (SharePoint, Teams)
* Office-Management: Allgemeine administrative Themen, Korrespondenz mit Behörden, Banken und Versicherungen sowie Bestellwesen
Deine Stärken:
* Fundierte Buchhaltungs-Expertise: Du beherrschst die laufende Buchhaltung sicher und bringst Kenntnisse in HGB sowie im deutschen Steuerrecht mit; Erfahrung mit internationalen Sachverhalten (innergemeinschaftliche Leistungen, Reverse Charge) ist ein Plus
* Gewissenhaftigkeit & Zahlenaffinität: Du arbeitest sorgfältig, denkst mit und erkennst Unstimmigkeiten, bevor sie zum Problem werden
* Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise: Du priorisierst sicher zwischen parallel laufenden Themen und hältst auch in arbeitsreichen Phasen den Überblick
* Diskretion & Vertrauenswürdigkeit: Du gehst mit sensiblen Informationen (Finanzen, Gehälter, Verträge, Kundendaten) selbstverständlich vertraulich um
* Freude am Umgang mit Menschen: Du kommunizierst klar und freundlich – mit Kunden, Kollegen, Steuerberater und Behörden
* Hands-on-Mentalität: Du fühlst dich in einem Startup-Umfeld wohl und packst pragmatisch an
* Digitale Affinität: Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) sowie mit gängiger Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV, sevDesk, Lexware o. ä.)
* Sprachen: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, gutes Englisch für die Zusammenarbeit mit unseren internationalen Standorten
* Ausbildung & Erfahrung: Kaufmännische Ausbildung (z. B. Steuerfachangestellter, Bilanzbuchhalter, Industriekaufmann mit Schwerpunkt Finanzen) und mehrjährige Erfahrung in der Buchhaltung
Was wir dir bieten:
* Ein Umfeld, das Expertise, Vertrauen und Weiterentwicklung fördert
* Spannende Arbeit als Teil eines führenden Microsoft‑Partners
* Flexible Arbeitszeiten und volle Ortsunabhängigkeit: Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten aus der Schweiz, Deutschland, Österreich oder weiteren Orten in Europa.
* Attraktive Vergütung deutlich über Marktstandard
* Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten – du wächst in dem Bereich, in dem du deine Stärken weiter ausbauen möchtest.
* Ein Team aus erfahrenen Experten, das sich gegenseitig unterstützt und Wissen offen teilt.
* Flache Strukturen & kurze Entscheidungswege – du gestaltest mit und übernimmst Verantwortung.
* Moderne Arbeitsbedingungen & wertschätzende Kultur, die dir ermöglicht, dein Bestes zu geben.
Über uns:
Experts Inside ist das Beratungshaus für Microsoft Cloud & AI. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Microsoft 365, Azure, AI und die Power Platform wirksam einzusetzen, mit echter Expertise, klarer Umsetzung und spürbarem Kundennutzen. Als remote-first Team arbeiten wir vertrauensbasiert, stärkenorientiert und mit hoher Eigenverantwortung, aus der Schweiz, Deutschland und Österreich sowie europaweit.
* Berufserfahrung, idealerweise im Assistenzbereich
* Selbstständige, strukturierte und diskrete Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit in der Umsetzung
* Fähigkeit, sich schnell in komplexe und anspruchsvolle Themen einzuarbeiten
* Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
* Hohe Eigenmotivation, Neugier sowie Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
* Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift