Assistenz der geschäftsführung

Das Unternehmen


Aufgaben

* Aktive Unterstützung der Geschäftsführerin im operativen und strategischen Tagesgeschäft
* Eigenständige Terminplanung, -koordination und -priorisierung mit Überblick und Fingerspitzengefühl
* Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
* Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsgrundlagen und Protokollen (in PowerPoint und Word)
* Organisation von Geschäftsreisen inkl. Planung und Abrechnung
* Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in Deutsch und Englisch
* Schnittstelle zu internen Teams sowie externen Partnern, Dienstleistern und Stakeholdern
* Unterstützung bei Projekten inkl. Koordination, Nachverfolgung und Transferleistungen
* Pflege von Datenbanken, Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage
* Übernahme des Office Managements sowie sämtlicher administrativer Aufgaben
* Entlastung der Geschäftsführerin auch bei ausgewählten persönlichen organisatorischen Themen
* Aktives Einbringen von Ideen, Optimierungen und eigenständigen Entscheidungen als Sparringspartner (m/w/d) bei konzeptionellen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen


Profil

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Projekt- oder Eventmanagement)
* Alternativ: Mehrjährige relevante Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager (m/w/d) oder Projektassistenz
* Erfahrung in der Koordination komplexer Termine, Projekte oder Veranstaltungen
* Du arbeitest schnell, agil und strukturiert – und hast Spaß an Tempo und Abwechslung und bist diskret, zuverlässig und verantwortungsbewusst
* Du vereinst operative Stärke mit strategischem Gespür und denkst mit, voraus und über den Tellerrand hinaus, um eigenständig Lösungen zu liefern
* Du verfügst über ein sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und Timing
* Du bist kommunikationsstark, authentisch und sicher im Umgang mit ganz unterschiedlichen Gesprächspartnern: Von Vorständen und Ministerpräsidenten, über Partner und Auszubildende gleichermaßen
* Du bringst Leidenschaft, Lebensfreude und eine große Portion Humor mit, hast aber auch Lust auf den persönlichen Austausch in ruhigen Momenten
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
* Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint und Word); hohe digitale Affinität


Vorteile

* Abwechslungsreiche Aufgaben in einem weltweit tätigen wertorientierten Familienunternehmen mit viel Herz, Energie und Zukunftsperspektiven
* Eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
* Eine Rolle mit echter Verantwortung, Gestaltungsspielraum und Wirkung
* Kurze Entscheidungswege und Raum für eigene Ideen
* Ein Umfeld, in dem Leistung, Freude und Menschlichkeit zusammengehören
* 30 Tage Urlaub
* Geregelte Arbeitszeiten ohne Nacht- und Wochenendarbeit mit Homeoffice-Möglichkeit
* Steuerfreie Benefit-Card mit 50 € monatlich
* 55 % AG-Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung
* Betriebliche Gesundheitsförderung u.a. kostenlose Getränke, Firmenobst, Betriebssport, Gesundheitstage
* Regelmäßige Teamevents