Ihre Aufgaben:
1. Unterstützung bei administrativen Aufgaben (Vor- und Nachbearbeitung von Dienstreisen, Terminplanung, -überwachung sowie -vorbereitung)
2. Effektive Aufbereitung und Weiterleitung von eingehenden Anfragen und Informationen
3. Organisation von Veranstaltungen des Institutsbereichs und Vorbereitung entsprechender Unterlagen sowie Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
4. Unterstützung bei der Erstellung von Protokollen
5. Führung und Pflege der Veröffentlichungslisten des Institutsbereichs
6. Verteilung der Eingangspost
7. Einkauf von Büromaterial in Zusammenarbeit mit dem internen Einkauf
Ihr Profil:
8. Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
9. Fundierte Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
10. Sicherer Umgang mit dem PC (Microsoft, Office-Programme etc.)
11. Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
12. Eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit
13. Sehr sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft
14. Vertrauenswürdigkeit sowie verbindliche Umgangsformen
Unser Angebot:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:
15. Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
16. Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
17. Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
18. Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, im Homeoffice
19. Eine Teilzeittätigkeit mit 19,5 Wochenstunden und eine flexible Arbeitszeitgestaltung
20. 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr:
Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe 3-6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: Die monatlichen Entgelte in Euro finden Sie gebündelt hier:
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.
Weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit: