Berufliche Unterstützung am Wissenschaftsstandort Dortmund
", "Die Stelle ist in der Fachabteilung ein wichtiger Teil der Organisation und Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer wird als freundlicher und zuverlässiger Assistent des leitenden Wissenschaftlers tätig sein.", "Zuständigkeit für alle anfallenden Koordinations- und Assistenzaufgaben im Back Office des leitenden Wissenschaftlers am Standort
Erledigen von Korrespondenz per E-Mail und mittels anderer, meist elektronischer Kommunikationswege
Dienstreiseplanung, -buchung und -abrechnung für den leitenden Wissenschaftler am Standort
Organisation und Dokumentation von Prozessen und Abläufen an und zwischen den Standorten und im Team des CISPA Office
Wahrnehmung einer Schnittstellenrolle zwischen Wissenschaftlern, Science Support und Verwaltungsabteilungen
Remote-Vertretung für Kolleg:innen im Team der Faculty Offices an anderen Standorten
Erledigung typischer Rezeptionsaufgaben wie Gäste-Empfang, Raumbuchungen, Post- und Büromaterialorganisation sowie Paketannahme und -versand in geringem Umfang
Optimierung der standort-, teambezogenen und abteilungsübergreifenden Prozesse und Mitwirken bei der Prozessdokumentation
Mitwirken bei Implementierung neuer digitaler Anwendungen im Aufgabengebiet der Abteilung und des Teams der Faculty Offices
Abschluss als geprüfte Fremdsprachenassistenz oder gleichwertige Qualifikation mehrjährige Erfahrung in einer in hohem Maße fremdsprachlich geprägten verantwortungsvollen Sekretariats- oder Assistenzrolle fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sehr gute EDV-Kennnisse MS Office hohe IT-Affinität Eigeninitiative bei der Einarbeitung in digitale Anwendungen ausgeprägtes Organisationstalent sicherer und repräsentativer Auftreten gute kommunikative Fähigkeiten und gute Umgangsformen hohe Serviceorientierung Freude an interkultureller Zusammenarbeit Akzeptanz der Regeln für steuerfinanzierte Gesellschaften Belastbarkeit Voraussicht und Verlässlichkeit die Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets souverän und strukturiert zu arbeiten