Ihre Aufgaben Ganzheitliche Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts für unser elfköpfiges Team Organisation, Optimierung und Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse Terminplanung, -koordination und Pflege von Kalendern Telefonische und schriftliche Korrespondenz sowie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen Reisemanagement inkl. Buchungen, Koordination und Prüfung von Reisekostenabrechnungen Rechnungsmanagement inkl. Prüfung, Ablage und Weiterverarbeitung Pflege, Weiterentwicklung und Nutzung des CRM-Systems Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Teamunterstützungsfunktion Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Erfahrung in der Termin- und Reisekoordination sowie im Dokumentenmanagement Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu priorisieren und Fristen einzuhalten Diskretion und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen Über uns Wir bevorzugen Bewerberinnen und Bewerber mit hoher Eigeninitiative, die sich selbständig direkt an uns wenden. Der Umweg über Personalvermittler verschafft keine Vorteile. INVISION ALS ARBEITGEBER Bei INVISION erwartet Sie ein herausforderndes, aber gleichzeitig unterstützendes und auf Zusammenarbeit ausgerichtetes Arbeitsklima. Unsere Mitarbeiter sind mit vollem Engagement bei der Arbeit und fühlen sich zu ihren Zielen stark verpflichtet. Die überschaubare Größe unseres Teams erlaubt uns, von flachen Hierarchien und einer Kultur der „offenen Türe“ mit kurzen Entscheidungswegen zu profitieren. Um einen motivierenden und positiven Teamgeist zu erreichen, führt INVISION regelmäßig informelle Mitarbeiteranlässe durch.