Stellenbeschreibung Gemeinsam Großes bewegen – mit einer Karriere, die Dich inspiriert Gemeinsam Großes bewegen – mit einer Karriere, in der Du mehr erreichen kannst Herzlich willkommen bei Abbvie! Als Teil eines internationalen Unternehmens mit über 48.000 Mitarbeitern weltweit und rund 3.000 Mitarbeitern in Deutschland hast Du die Möglichkeit, eng mit uns zusammenzuarbeiten, um die gesundheitlichen Herausforderungen von morgen zu meistern. Du hast eine Leidenschaft für die Verbesserung der Gesundheitsversorgung auf der ganzen Welt? Du möchtest Dein Fachwissen einsetzen, um die Lebensqualität von Patienten zu verbessern? In einem herausfordernden Arbeitsumfeld, das Dir die Möglichkeit bietet, Deine eigenen Fähigkeiten zu erweitern und zu entwickeln? Dann bist Du bei uns richtig! Gemeinsam großes bewegen – als Administrative Assistant ISG Headoffice (all genders) (Voll- oder Teilzeit, unbefristet) Aufgabengebiet Selbständige Assistenz- und Planungstätigkeiten sowie organisatorische Tätigkeiten Korrespondenz in Deutsch und Englisch Unterstützung der zum Betreuungsbereich gehörenden Mitarbeiter bei jeglichen administrativen Aufgabenstellungen Organisation von Büroumzügen, auch für ganze Abteilungen, Ansprechpartner für das Raummanagement und die technischen Teams, Ausstattung von Arbeitsplätzen Terminplanung und –Koordination der Bereichsleiter, Postbearbeitung selbständige Organisation von Dienstreisen und Seminaren im In- und Ausland einschließlich Bearbeitung der Spesenabrechnungen selbständige Organisation von internen und externen Meetings (Workshops/Offsite-Meetings etc.) Kunden- und Gästebetreuung: Erstellung der Agenda, Terminvereinbarungen (auch mit internationalen Gästen), Buchen von Hotelzimmern, Organisation von Reisen, Special-Events und Abendveranstaltungen Selbständige Erstellung von Bestellungen über diverse Systeme Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumenten allgemeine Sekretariatsarbeiten Organisation des Strahlenschutz-Bereitschaftsdienstes (Prüfung der Verfügbarkeit, Erstellung des Bereitschaftsdienstplans, Berechnung der Bereitschaftszuschläge) Organisation und Bearbeitung der Sicherheitsbegehungen für 5 Bereiche: Terminfindung, Begleitung und Protokollerstellung, Abarbeiten der Findings, Kontrolle der Reparaturen, Eintrag ins EHS-Tool (Büros der Geschäftsleitung und von RDSOS, sowie Auditorium nebst Technikräumen in LU 11 EG und 1. OG und LU 17 EG und 2. OG, Archivräume der Geschäftsleitung und von RDSOS in LU 11 KG und LU 17 KG, Labor- und Lagerstätten RDSOS, Büroräume RMA und Betreuungsbereiche des ISG Head Offices in LU 71, 2. OG, und LU 55, 1. OG, Büroräume von Pharmacometrics in LU 34, 2. OG) Betreuung des Auditoriums sowohl im Buchungsprozess wie auch das Hochfahren der Technik für die dort stattfindenden Veranstaltungen Posterdruck – Ausführung und Verwaltung Mitarbeit bei der Harmonisierung der Abläufe innerhalb des ISG Headoffice mit Schwerpunkt Digitalisierung Pflege der Verteiler und Organigramme der gesamten RDSOS Abteilung, lokal wie auch global