Statut : Employé, Fonctionnaire
Qui recrute ?
Service de Coordination de la Recherche et de l'Innovation pédagogiques et technologiques (SCRIPT) - En vue de renforcer son équipe, le Service de coordination de la recherche et de l'innovation pédagogiques et technologiques (SCRIPT) recherche un(e) Responsable de la coordination administrative et du back-office. Le/La Responsable de la coordination administrative occupe une fonction centrale et transversale au sein de la Division de Coordination des Initiatives et de Programmes pédagogiques. La personne disposera d'une vision globale du fonctionnement de la Division et agit comme point de coordination entre les agents et les partenaires. Elle contribue activement au développement et à la structuration des processus administratifs, à la conduite et au suivi de projets et à l'amélioration continue de l'organisation, dans un contexte de changement nécessitant fiabilité, disponibilité, flexibilité et réactivité. Cette personne sera également le premier interlocuteur pour tous les partenaires externes qui sont déjà en contact avec les projets de la division ou qui souhaitent le devenir.
Missions
* Coordination administrative et vision transversale ;
* Disposer d'une vue d'ensemble sur le fonctionnement de la Division afin d'en garantir la cohérence et la fluidité ;
* Être un point de référence pour les agents sur les questions administratives, organisationnelles et procédurales ;
* Garantir une gestion structurée et fiable des documents internes ;
* Faciliter la circulation de l'information entre les équipes, la direction et les partenaires ;
* Gestion administrative ;
* Garantir la qualité rédactionnelle des communications internes et externes ;
* Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et documents officiels ;
* Assurer la conduite et le suivi de projets administratifs, organisationnels ou transversaux ;
* Faire le lien entre les acteurs internes et externes, coordonner les actions et assurer le suivi des échéances ;
* Développer, formaliser et actualiser les procédures internes de la Division.
Profil
Compétences techniques
* Expérience confirmée dans un rôle administratif transversal, de coordination ou de conduite de projets ;
* Excellentes capacités rédactionnelles et parfaite maîtrise du français, luxembourgeois et allemand écrit ;
* Capacité à structurer, analyser et synthétiser l'information ;
* Vision globale, sens de l'organisation et capacité à travailler en transversal ;
* Bonnes connaissances en management et en outils informatiques (pack Microsoft Office, outils d'archivage et de gestion documentaire, outils collaboratifs et de suivi) ;
* Capacité à faire preuve de fiabilité, de disponibilité, de flexibilité et de réactivité face aux urgences.
Compétences comportementales
* Capacité de gestion fonctionnelle et sens de la coordination ;
* Rigueur, autonomie et sens des responsabilités ;
* Esprit d'initiative et force de proposition ;
* Sens du service et esprit d'équipe ;
* Discrétion et respect de la confidentialité.
Atouts
* Aisance reconnue dans la prise de parole en public, que ce soit en contexte exécutif, académique ou événementiel ;
* Habitude de travailler avec des dirigeants et des équipes multiculturelles dans des environnements complexes ;
* Expérience en gestion de projets pour le suivi de la mise en œuvre de solutions informatiques.
Conditions d'admission
Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire de l'État ou de l'employé de l'État. Il est ouvert au changement d'administration des fonctionnaires.
Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission :
* Pour devenir fonctionnaire de l'État
* Pour changer d'administration en tant que fonctionnaire
* Pour devenir employé de l'État.
Diplômes
Vous êtes titulaire d'un grade ou diplôme délivré par un établissement d'enseignement supérieur reconnu par l'État du siège de l'établissement et sanctionnant l'accomplissement avec succès d'un master en management, information et communication ou de son équivalent.
Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 7 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.
Expérience
Vous avez une expérience d'au moins 10 ans dans le domaine.
Langues
Applicable à l'employé et au fonctionnaire (hors changement d'administration) : Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe A1.
Nationalité
Vous êtes ressortissant d'un État membre de l'Union européenne.