Personalwesen: Unterstützung des HR-Teams HR-Administration: Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnissen Pflege der Personalakten und Stammdaten (DSGVO-konform) Payroll-Vorbereitung Sammeln/prüfen der variablen Daten (z.B. Zeiten, Zulagen) Übergabe an Lohnbüro/Steuerberatung Plausibilitätscheck der Lohnabrechnungen Recruiting-Koordination Ausschreibungen erstellen Bewerbungen vor sortieren Interviews terminieren Kandidatenkommunikation über das Bewerbermanagement (z.B. Softgaren) in enger Abstimmung mit den Fachbereichen On-/Offboarding und People-Prozesse Ablaufplanung Equipment- und Rechtekoordination mit IT Einarbeitungspläne On-/Offboarding Checklisten Betreuung der Auszubildenden Durchführung von Kickoff-Terminen Abgleich Ausbildungsrahmenlehrplan Planung Prüfungsvorbereitung Weiteres: Unterstützung bei Lohnsteueraußen- und Sozialversicherungsprüfungen Verwaltung und Fuhrpark: Administrative Verwaltung Pflege von Stammdaten Bearbeitung von Schriftverkehr und Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben Fuhrparkmanagement Koordination des gesamten Fuhrparks inkl. Fahrzeugan-/abmeldungen, Versicherungen und Wartungsterminen Organisation der Fahrzeugnutzung und Sicherstellung der Einsatzbereitschaft sowie wirtschaftlichen Nutzung Compliance & Sicherheit Durchführung von Führerscheinkontrollen und UVV-Prüfungen sowie lückenlose Dokumentation aller relevanten Daten Budget & Reporting Unterstützung bei der Budgetplanung für den Fuhrpark und Erstellung von Auswertungen zu Kosten und Auslastung Organisationsmanagement Koordination und Optimierung interner Abläufe und Prozesse Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Richtlinien und internen Kommunikationsmaterialien Eventplanung & Durchführung Konzeption, Organisation und Umsetzung von internen Veranstaltungen (z. B. Teamevents, Workshops, Firmenfeiern) Auswahl und Steuerung externer Dienstleister sowie Budgetplanung für Events Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs vor, während und nach den Veranstaltungen Organisation und Verwaltung von Lagerbeständen und Material für interne Veranstaltungen Wareneingänge (in Vertretungsfällen) Annahme und Prüfung von Wareneingängen Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen sowie Abstimmung mit Lieferanten Übergreifend: Schnittstellenmanagement Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Fachbereichen, Steuerberatung sowie externen Dienstleistern - pragmatisch, lösungsorientiert, vertraulich Background Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industrie-/Bürokaufmann/-frau) oder betriebswirtschaftliches Studium – mit mehrjähriger Praxis im Officemanagement und/oder HR in einem dynamischen KMU-Umfeld. Alternativ ein vergleichbarer Werdegang Fachwissen HR Solide Kenntnisse in Arbeitsrecht-Grundlagen und Lohn & Gehalt/Sozialversicherung (auf Vorbereitungsniveau) sowie strukturierter HR-Administration Tools Guter Umgang mit Microsoft 365 (insb. Excel, Teams, SharePoint) Arbeitsweise & Mindset Sorgfältig, organisiert und diskret – mit Hands-on-Mentalität, hoher Serviceorientierung und Lust, Prozesse gemeinsam besser zu machen Kommunikation Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Freundliches, verbindliches Auftreten gegenüber Kolleg:innen, Bewerber:innen und externen Partnern Sonstiges Führerschein Klasse B Eine Mission. Wir formen einen nationalen Champion am IT-Systemhausmarkt! Gemeinsam stark. Wir arbeiten zusammen & kommen aus ganz Deutschland einmal im Jahr zum gemeinsamen Sommerfest zusammen. Ein agiles Arbeitsumfeld. Deinen Aufgabenbereich gestaltest du aktiv mit. Du profitierst von schlanken Strukturen, stetigen Fortbildungsmöglichkeiten und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe, auch über Standortgrenzen hinaus. Erhalte über unsere Plattform bei corporate benefits regelmäßig attraktive Mitarbeiterkonditionen, Angebote und Rabatte bei namhaften Anbietern. Mehr Bewegung. Wir legen Wert auf unsere Gesundheit! Nutze unsere Firmenmitgliedschaft bei EGYM Wellpass in hochwertigen Sport-, Fitness-, und Freizeiteinrichtungen. Eine Zukunft. Wir unterstützen dich beim Aufbau einer Zusatzrente durch Arbeitsgeberzuschüsse im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge Die citadelle systems West GmbH mit ihren vier Standorten in Bochum, Lüdenscheid, Iserlohn und Neuss gehört zu den führenden IT-Systemhäusern in der Region. Seit über 25 Jahren betreuen sind wir die externe IT-Abteilung mittelständischer und großer Unternehmen sowie öffentlicher Institutionen. Unser Leistungsportfolio reicht von der IT-Management-Beratung, IT-Infrastruktur, Cloud bis hin zur IT-Sicherheit und Managed Services. Bei uns findest du echte IT mit Herz und Verstand. Wir sind citadelle systems – eine deutschlandweit wachsende IT-Systemhausgruppe mit Hauptsitz in Essen und derzeit 13 Standorten. Rund 230 Mitarbeitende setzen sich täglich mit Herzblut dafür ein, mittelständische Unternehmen mit passgenauen IT-Lösungen zu unterstützen – von klassischer Infrastruktur über Cloud- und Managed Services bis hin zur strategischen IT-Beratung. Unsere Kunden schätzen die Qualität und das Engagement unserer Teams vor Ort: In den Jahren 2023 und 2024 wurde die citadelle systems AG jeweils unter die Top 3, im Jahr 2025 sogar auf Platz 1 der Service Provider in Deutschland gewählt. Auch bei Kununu wurden wir 2025 erneut als Top-Arbeitgeberin ausgezeichnet – das macht uns stolz. Dann nichts wie los! Bewirb Dich jetzt. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.