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Allgemeine Informationen
Der Lehrstuhl für Unternehmertum, Existenzgründung und Kreativität sucht eine engagierte und bestens organisierte Persönliche Assistenz (w/m/d), die Freude daran hat, ein kleines Team zu unterstützen, Prozesse zu koordinieren und sowohl operative als auch administrative Aufgaben eigenständig voranzutreiben. Die Position bietet eine abwechslungsreiche Tätigkeit an einer renommierten Business School sowie Einblicke in Forschung, Lehre und hochschulinterne Projekte.
Die Teilzeitstelle (20 Stunden/Woche) ist zunächst auf ein Jahr befristet, kann anschließend jedoch verlängert oder entfristet werden.
Ihre Aufgaben
Neben klassischen Assistenz- und Verwaltungsaufgaben übernehmen Sie insbesondere:
1. Organisation und Betreuung von Lehrveranstaltungen inklusive Vorbereitung, Pflege und Gestaltung der Moodle-Kursseiten
2. Unterstützung bei der Notenverwaltung und Eingabe von Prüfungsergebnissen
3. Qualitätssicherung durch Korrekturlesen von Dokumenten (z. B. Präsentationen, Berichte, Schreiben)
4. Koordination des Lehrstuhlteams (Planung gemeinsamer Aktivitäten, interne Abstimmung, Förderung des Teamzusammenhalts – auch in einem hybriden Arbeitsumfeld)
5. Reisemanagement für Konferenzen und dienstliche Termine sowie Abrechnung von Reisen und Lehrtätigkeiten
6. Kostenkontrolle auf Lehrstuhlebene, inkl. Budgetüberblick, Kontrolle von Sachmitteln und Planung bzw. Verrechnung von Ausgaben
7. Unterstützung bei der Organisation des Master in Entrepreneurship, insbesondere bei Social Events und studienbegleitenden Aktivitäten
8. Mitarbeit beim Aufbau und Management eines neuen Centers im Bereich Entrepreneurship
Ihr Profil
9. Eine angeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung
10. Ein professionelles und sicheres Auftreten mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift
11. Sichere Anwendung gängiger Office-Programme (insbesondere Word und Excel) sowie Fähigkeit, Moodle-Kurse strukturiert zu gestalten und zu administrieren
12. Grundlegende Finanzkenntnisse, um Budgetprozesse und Ausgabenplanung des Lehrstuhls zuverlässig zu unterstützen
13. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, ein kleines Team zu koordinieren und gemeinsame Prozesse zu strukturieren
Was wir bieten
14. Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld.
15. Ein aufgeschlossenes, kollegiales und motiviertes Team.
16. Möglichkeiten, die WHU aktiv mitzugestalten und gemeinsam weiterzuentwickeln.
17. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
18. Attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote.
19. Flexible Arbeitszeitmodelle.
20. Exklusive betriebliche Sozialleistungen.
21. Umweltfreundliche Mobilitätsangebote (z.B. JobTicket, JobRad, E-Mobilität).
22. Kinderbetreuung für berufstätige Eltern.
23. Vielseitige Fitness- und Gesundheitsangebote.
Kontakt
Für Fragen vorab kontaktieren Sie bitte:
Prof. Dr. Christoph Hienerth
Lehrstuhlinhaber
E-Mail:
Über uns
Die WHU – Otto Beisheim School of Management ist die renommierteste private Hochschule in Deutschland und genießt auch international hohes Ansehen. Unsere Standorte in Vallendar und Düsseldorf bieten ein spannendes und sehr internationales Arbeitsumfeld. Die Kultur an der WHU ist geprägt von unternehmerischem Denken, Internationalität, Diversität, einem guten Miteinander und einem starken Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen.
General information
The Chair of Entrepreneurship and Creativity is seeking a highly organized and motivated Personal Assistant (f/m/d) to support a small academic team and to independently manage a wide range of administrative and coordination tasks. This position offers a diverse role at a leading business school and provides valuable insights into academic teaching, research, and institutional projects.
This Part-time position (20 hours/week) is initially a one-year fixed-term contract with the potential to become extended or permanent.
Your mission
In addition to standard administrative and assistant duties, your responsibilities will include:
24. Organization and support of courses, including the preparation, maintenance, and design of Moodle course pages
25. Grade administration, including the entry and management of exam results
26. Proofreading of documents (e.g. presentations, reports, correspondence) with a focus on accuracy and consistency
27. Coordination of the Chair’s team, including planning joint activities, organizing internal events, and fostering team cohesion in a partly remote working environment
28. Travel management for conferences and business trips, including travel expense reimbursement
29. Cost control of the Chair, including monitoring the budget, tracking expenses, and planning the use of funds
30. Support in organizing and managing the Master in Entrepreneurship, particularly with regard to social events and program-related activities
31. Support in the establishment and administration of a new Center for Entrepreneurship
Your profile
32. Very good command of English, both written and spoken
33. Strong computer skills, particularly in Microsoft Word and Excel, as well as the ability to manage and structure Moodle course pages
34. Basic financial knowledge to support budgeting processes and expense management at Chair level
35. Strong organizational and interpersonal skills, with the ability to coordinate and support a small team effectively
What we offer
36. A diverse and international working environment.
37. An open-minded, supportive, and motivated team.
38. Opportunities to actively shape WHU and develop it further together.
39. Flat hierarchies and fast decision-making processes.
40. Attractive training and continuing education opportunities.
41. Flexible working time models.
42. Exclusive company benefits.
43. Environmentally friendly mobility options (e.g., JobTicket, JobRad, e-mobility).
44. Childcare for working parents.
45. A wide range of fitness and health options.
Contact
For questions, please contact:
Prof. Dr. Christoph Hienerth
E-Mail:
About us
WHU – Otto Beisheim School of Management is the leading private business school in Germany and is continuously ranked among the top business schools in Europe. On WHU’s two campuses in Vallendar (near Koblenz) and Düsseldorf, faculty, students, and staff enjoy working in a stimulating international environment. The organizational culture combines an entrepreneurial attitude and international orientation with a strong sense of community and diversity and a high commitment to excellence.