Wir suchen ab sofort einen Executive Assistant to the CEO (w/m/d) zur unbefristeten Voll- oder Teilzeit (30-32h) Festanstellung in Ulm.
Du möchtest daran teilhaben, das nächste große Ding mitzugestalten? Du möchtest Einblicke in den Alltag auf C-Level Ebene gewinnen und bei den Aufgaben tatkräftig unterstützen? Dann bist du bei uns genau richtig!
Was bieten wir?
* New Work leben: Finde deinen idealen Arbeitsort- und deine bevorzugte Arbeitszeit, plane deine Workation im EU-Ausland nach Absprache und probiere neue Wege der Zusammenarbeit aus - Camping, Ferienwohnung, Café oder der heimische Balkon sind nur einige von vielen Möglichkeiten.
* Arbeiten am Puls der Zeit: Arbeit mit modernen Tools, Methoden und Equipment in einem spannenden Aufgabenfeld.
* New-Work-Budget: Dir fehlt im Homeoffice noch ein zusätzlicher Screen, höhenverstellbarer Schreibtisch oder Bürostuhl? Nutze hierfür dein individuelles smapOne-Ausstattungsbudget.
* Hybrid Work: Kicker, Tischtennis, Yoga u.v.m. Unsere modernen Offices in Dresden, Hannover, Ulm und Ravensburg bieten dir viel Abwechslung sowie smappies live und in Farbe.
* Lebenslanges Lernen: 1:1-Termine für deine persönliche Weiterentwicklung, „Masterplan“ und unsere Company-Bibliothek mit Fachbüchern auf Wunsch.
* Step by step on board: Dich erwartet ein strukturiertes, herzliches Onboarding, ein persönliches Mentoring sowie ein offenes Team.
* Bleibende Momente: companyweite Offsites, regelmäßig Teamabende und Standortevents laden zum Vernetzen und Socializen ein.
* Merch: Lass dich überraschen!
* Vorteilsportal: Portal für Angestellte, um bei über 400 Partnerunternehmen bis zu 60 Prozent zu sparen.
* Beratung zur Altersvorsorge: Wir bieten dir eine kostenfreie Beratung bei unserem externen Versicherungsexperten sowie einen Zuschuss zu deiner betrieblichen Altersvorsorge an.
* Eurorad: Bleib mobil und unterstütze deine Gesundheit mit unseren Eurorad-Leasing-Angeboten.
Was solltest du mitbringen?
* Organizational excellence: Du legst eindeutige Prioritäten fest und verwaltest komplexe Kalender.
* Communication skills: Du verfügst über eine hohe Kommunikationskompetenz, verbal wie schriftlich, gegenüber internen und externen Stakeholdern.
* Eye for detail: Du gehst mit hoher Genauigkeit bei der Dokumentenverwaltung und Protokollführung vor.
* Integrity & discretion: Du wahrst die Vertraulichkeit aller sensiblen Informationen und gehst professionell damit um.
* Analytical thinking: Du kannst komplexe Daten analysieren und aufbereiten, dass fundierte Entscheidungen möglich gemacht werden.
* Ability to adapt: Du reagierst schnell und effektiv auf Veränderungen und schaffst so Flexbilität für das Arbeiten in einem dynamischen Umfeld.
* Ready to travel: Du bist bereit im Unternehmenskontext zu reisen und mobil zu arbeiten.
Das sind deine spannenden Aufgaben
* CEO Coordination: Organisation und Planung des CEO-Kalenders – inklusive Besprechungen, Konferenzen und Reisen – gehören zu deinem Verantwortungsbereich und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
* Communication Matters: Als zentrale Kommunikationsschnittstelle sicherst du einen reibungslosen Informationsfluss zwischen CEO und internen wie externen Stakeholdern – telefonisch und über alle weiteren Kanäle.
* Meeting Excellence: Du bereitest Unterlagen für Termine vor, führst Protokoll und sorgst für eine konsequente Nachverfolgung aller besprochenen Aufgaben.
* Documentation First: Wichtige Dokumente wie Berichte, Präsentationen und interne Unterlagen werden stets aktuell, präzise und gut organisiert gehalten.
* Project Drive: Unterstützung und Steuerung spezieller Projekte, die vom CEO initiiert werden – von der Planung bis zum Reporting – sind Teil deines Aufgabenbereichs.
* Decision Support: Fundierte Analysen, hochwertige Informationen und klare Empfehlungen bilden die Grundlage für belastbare Entscheidungen.
* Strategy Alignment: In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung wird an der Strategieentwicklung gearbeitet und deren Umsetzung sichergestellt.