Im UKB werden pro Jahr etwa Patient*innen betreut, es sind ca Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
Verwaltung
Vollzeit
Office Manager*in (m/w/d) für das Chefarztsekretariat im Institut für Rechtsmedizin
ST-28003
Im Institut für Rechtsmedizin des Universitätsklinikums Bonn ist ab dem oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) unbefristet zu besetzen:
Office Manager*in (m/w/d) für das Chefarztsekretariat im Institut für Rechtsmedizin
Das Institut für Rechtsmedizin der Universität Bonn, bestehend aus den Arbeitsbereichen Forensische Medizin, Forensische Radiologie, Forensische Toxikologie und Forensische Genetik, versorgt seine Auftraggeber/innen (v.a. in Justiz, Polizei, aber auch im Privatbereich) jährlich mit einer Vielzahl von forensischen Gutachten. Darüber hinaus existieren vielfältige Verpflichtungen und Engagements in Lehre und Forschung.
Ihre Aufgaben
Organisation des Chefarztsekretariats und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
Selbstständige Erledigung der Korrespondenz nach innen und außen in deutscher und englischer Sprache (Post, Telefonate, E-Mails)
Schnittstelle zwischen Direktorat und Institutspersonal
Unterstützung des Institutsdirektors, der Bereichsleitungen und der Institutsmanagerin bei der Neustrukturierung und operativen Weiterentwicklung des Instituts
Rechnungserstellung (Sektionen, Gutachten, Gerichtstermine)
Planung und Koordination von Terminen (online und in Präsenz)
Betreuung und Pflege des Datenbanksystems zur Personalzeiterfassung (SPX)
Personalkommunikation; Neueinstellungen, Bearbeitung von Personalmaßnahmen für Ärztinnen/Ärzte sowie wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter/innen
Bestellwesen
Unterstützung bei Lehrkoordination
Allgemeine administrative Aufgaben
Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische (oder vergleichbare) Ausbildung im Büromanagement und entsprechende mehrjährige Berufspraxis, idealerweise Erfahrung in der Führung eines Chefsekretariats
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik sowie fortgeschrittene Fähigkeiten im Formulieren formaler Schreiben (z.B. an Gerichte, Justiz oder Universitätsverwaltung)
Affinität zu IT/EDV/Internet sowie sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (v.a. Outlook, Excel und Word), Vorerfahrungen mit SAP von Vorteil
Gute Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur
Organisatorisches Geschick sowie strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Belastbarkeit; lösungsorientiert und eigeninitiativ im Denken und Handeln
Hohe Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zu teamorientierter Arbeit
Freundlicher, verbindlicher und sicherer Umgang im persönlichen und telefonischen Kontakt mit Beschäftigten, Geschäftspartnern und Auftraggebern
Wir bieten:
Spannendes und vielseitiges Aufgabengebiet mit Schwerpunkt auf der Organisation eines etablierten Hochschulinstituts an der Schnittstelle zwischen Medizin und Recht.
Wir bieten
ZUKUNFTSSICHERER ARBEITGEBER
ZUKUNFTSSICHERER ARBEITGEBER
Am UKB arbeiten Sie an einem Krankenhaus der Zukunft. Mit einer Jahresbilanz von 1,6 Mrd. im Jahre 2023, einem Jahresüberschuss von über 21 Millionen Euro und dem dritthöchsten Case Mix Index in Deutschland ist das UKB glänzend für die Zukunft aufgestellt
BEZAHLUNG NACH TV-L
BEZAHLUNG NACH TV-L
Tarifliche und leistungsgerechte Vergütung nach TV-L / TV-Ä an Universitätskliniken (inkl. Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlungen)
PRÄMIEN & SONDERZAHLUNGEN
PRÄMIEN & SONDERZAHLUNGEN
Nach TV-L wird eine Jahressonderzahlung ausgezahlt und es gibt weitere Zusatzentlohungen wie unter anderem das Prämiensystem für die Übernahme von Zusatzaufgaben im Team, für ausgewählte Zusatzqualifikationen, Fachweiterbildungen und bei Festanstellung im Pflege-Pool. Außerdem gibt es die Einspringprämie für kurzfristige Einsätze innerhalb < 96 Stunden aus dem Dienst-Frei
VORTEILE DES TV-E
VORTEILE DES TV-E
Zusätzliche Leistung zur Entlastung in den TV-E berechtigten Bereichen (Entlastungstage)
FLEXIBLE ARBEITSZEITEN
FLEXIBLE ARBEITSZEITEN
Individuelle Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit (bei Bürojobs), Home Office
START MIT SYSTEM
START MIT SYSTEM
Strukturiertes Onboarding, fachspezifische und strukturierte Einarbeitung in einem fachkundigen Team, viele Praxisanleiter*innen
BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE
BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE
Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL sowie die Möglichkeit der Entgeltumwandlung bei der Klinikrente
ATTRAKTIVSTE AUSBILDUNGSSTÄTTE
ATTRAKTIVSTE AUSBILDUNGSSTÄTTE
Attraktives Ausbildungsgehalt, planbare 38,5 Stunden-Woche, 30 Tage Tarifurlaub mit zusätzlich 2 Zusatzurlaubstagen (TV-E), sehr gute Übernahmechancen nach der Ausbildung, ein Ausbildungsplatz in einem kollegialen Team mit strukturierter Einarbeitung
Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein.
Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Sie erfüllen unsere Anforderungen und suchen eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit? Zögern Sie nicht und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (bevorzugt per E-Mail in einer Datei bis 5 MB Größe) bis zum unter Angabe der Stellenanzeigen-Nr. ST-28003 an:
Prof. Dr. med. Daniel Wittschieber (Direktor)
Institut für Rechtsmedizin
Universitätsklinikum Bonn
Venusberg-Campus 1
53127 Bonn