Im Dezernat für Bildung, Jugend, Kultur und Sport der Stadtverwaltung Jena ist schnellstmöglich nachfolgende Stelle, zunächst befristet bis zum 30.09.2026 mit der Option auf Weiterbeschäftigung, neu zu besetzen:
SEKRETÄRIN des Dezernenten (m/w/d)
LICHTSTADT JENA – MODERNE STRUKTUREN MIT ÜBERREGIONALER STRAHLKRAFT
JENA. Die traditionsreiche Lichtstadt eröffnet Chancen für Menschen, Wirtschaft und Wissenschaft. In Jena stimmt einfach alles: starke Unternehmen, innovative Forschung und ein lebendiges Kulturangebot in einer rundum familienfreundlichen Stadt mit gesicherter Kinderbetreuung und schulischer Bildungsvielfalt, eingebettet in einer atemberaubend schönen Landschaft mit zahlreichen Sport- und Freizeitmöglichkeiten.
STADTVERWALTUNG JENA. Für rund 110.000 Bürger:innen sowie zahlreiche Unternehmen und Institutionen bieten wir weitverzweigte Dienstleistungen, die wir Tag für Tag gemeinsam in Angriff nehmen. So sichern wir das nachhaltige Wachstum unserer Kommune. Als familienfreundliche Arbeitgeberin – und eine der größten in der Region – investieren wir außerdem kontinuierlich in die Lebens- und Arbeitsqualität unserer rund 2.000 Mitarbeiter:innen.
Ihre AUFGABEN
* allgemeine Büroorganisation und -kommunikation
(Terminmanagement, Telekommunikation, Postbearbeitung, Besucherempfang, Schriftgutverwaltung, Büromaterialbeschaffung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen)
* Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollierung
* unterstützende Sachbearbeitung durch Vorbereitung von Verwaltungsvorgängen
* Unterstützung der persönlichen Referentin bei der Bearbeitung verwaltungsinterner Aufgaben
Ihr PROFIL
* Abschluss als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbar
* mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
* routinierter Umgang mit Standard-Bürosoftware und weitere Bereitschaft zur Digitalisierung
Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent, verantwortungsbewussten und sorgfältigen Arbeiten unterstützen Sie den Dezernenten bei verschiedensten Terminen, ständig wechselnden Sachverhalten und Herausforderungen. Sie arbeiten strukturiert, pflegen einen selbstständigen Arbeitsstil und können dadurch Prioritäten setzen und verschiedene Aufgaben koordinieren. Sie verfügen über eine hohe Digitalkompetenz sowie über eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung und treten stets sicher und souverän auf. Zudem verbinden Sie Motivation und Einsatzbereitschaft mit hoher Kommunikationsfähigkeit und Kollegialität.
Unser ANGEBOT AN SIE
* ein zunächst befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 30.09.2026 mit der Option auf Weiterbeschäftigung, in Vollzeit
* eine Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich verschiedener Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie) und einer betrieblichen Altersvorsorge
* flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Erholungsurlaub
* eine umfassende Einarbeitung sowie Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung
* ein vergünstigtes VMT-Jobticket oder City Card oder teilweise Übernahme der Kindergartengebühren
* ein betriebliches Gesundheitsmanagement und die Möglichkeit des Fahrradleasings
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Motivationsschreiben,Lebenslauf, Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation sowie Kopien von qualifizierten Dienst-/Arbeitszeugnissen/Beurteilungen, die nicht älter als drei Jahre sein sollten, bis spätestens 07.09.2025 über das Online-Bewerberportal unter .
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.
Weitere Informationen finden Sie unter: