Ihre Aufgaben:
1. Verantwortung für 18 Konferenzräume auf 7 Etagen
2. Planung, Koordination und Betreuung von Inhouse-Veranstaltungen in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen
3. Organisation aller Abläufe:
4. Raumbuchungen und Postfachverwaltung
5. Catering-Bestellungen und -Betreuung (von Kaffee und Snacks bis zu Menü- und Buffetangeboten)
6. Bereitstellung von Technik, Mobiliar und Equipment
7. Serviceeinsatz während der Veranstaltungen (z. B. Eindecken, Getränke/Kaffee, Gästebetreuung)
8. Organisation von Materialien und Gastgeschenken (z. B. Namensschilder, Tischvorlagen, Konferenzutensilien)
9. Unterstützung bei der Kalkulation und Abrechnung von Veranstaltungen
Veranstaltungsformate
Sie gestalten und begleiten vielfältige Formate, u. a.:
10. Delegationsbesuche und Gremiensitzungen
11. Schulungen, Workshops und Team-Events
12. Mitarbeiterveranstaltungen (z. B. After Work, Frühstücke, Vorlesetage)
13. Meetings und Abendveranstaltungen
Ihre Qualifikation:
14. Mehrjährige Erfahrung in der Veranstaltungskoordination oder im Bankett-Service
15. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (insbesondere für Delegationen)
16. Erfahrung mit Kalkulationen und Abrechnungen von Inhouse Veranstaltungen
17. Ausgeprägte Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Organisationsstärke
18. Sicherer Umgang mit MS Outlook und MS Office (insb. Excel)
19. Selbstständiges Arbeiten, gutes Zeit- und Selbstmanagement
20. Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, auch in den Abendstunden (bei Bedarf)