An der Universität Potsdam, im Referat für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, ist zum folgende Stelle befristet auf 2 Jahre zu besetzen:
Fachkoordinator/-in für Veranstaltungen (w/m/d)
Kenn-Nr.: 92/2025
Die Arbeitszeit umfasst 40 Wochenstunden (100 %); die Eingruppierung erfolgt nach Entgelt-gruppe E 9b der Entgeltordnung zum TV-Länder. Die Befristung des Arbeitsverhältnisses er-folgt nach § 14 Abs. 2 TzBfG (sachgrundlose Befristung). Die Stelle ist im Referat für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit angesiedelt, das für die Außendarstellung, die Kommunikation, das Image-Marketing und zahlreiche zentrale Veranstaltungen der Universität Potsdam verant-wortlich ist.
Ihr Arbeitsbereich:
Sie nehmen Anfragen zu Veranstaltungen jeglicher Art an der Universität Potsdam entgegen und beraten zu (universitätsinternen) Abläufen, Kooperationsmöglichkeiten, der Raumnutzung sowie technischer Ausstattung. Darüber hinaus sorgen Sie dafür, dass Fristen und Richtlinien in der Veranstaltungsorganisation eingehalten werden, um die Abläufe zu optimieren. Als zent-rale Ansprechperson halten Sie Kontakt zu Rahmenvertragspartnern der UP. Zudem entwi-ckeln sie die digitale Veranstaltungsakte mit und koordinieren die dafür nötigen Prozesse. Sie etablieren ein Verleihsystem für Veranstaltungsequipment, das alle Standorte der Universität berücksichtigt.
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
* Zentrale Koordination interner Veranstaltungen an der Universität Potsdam
* Beratung der Veranstalter/-innen1 zu universitätsinternen Abläufen, Kooperationen, Raum-nutzung, technischer Ausstattung
* Beratung zur Finanzierung und Abrechnung von Veranstaltungen und den universitätsin-ternen Fristen
* Information der Veranstalter zu neuen Rahmenvertragspartnern
* Mitentwicklung und Koordination der digitalen Veranstaltungsakte; inkl. Plausibilitätsprü-fung von Veranstaltungsanfragen, Aufgabenvorbereitung und -überwachung
* Anpassung, Begleitung und Optimierung der internen Prozesse in Bezug auf Veranstaltun-gen
* Ansprechperson für Rahmenvertragspartner "Veranstaltungsmanagement"
* Koordination weiterer Rahmenverträge und Ausschreibungen bei Bedarf
* Begehungen mit Veranstaltern und Gewerken in Vorbereitung auf Veranstaltungen
* Aufbau eines Verleihs von Veranstaltungsequipment für die Universität
Sie bringen Folgendes mit:
* abgeschlossene Ausbildung in den Fachrichtungen Eventmanagement oder vergleichbar
* ausgewiesene Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation (vorzugsweise an Hoch-schulen oder Forschungseinrichtungen)
* solides Verständnis von logistischen Anforderungen und Veranstaltungstechnik
* Teamfähigkeit und positive Einstellung
* Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
* fundierte Kenntnisse in der Anwendung einschlägiger Vorschriften, Richtlinien für die Durchführung von Veranstaltungen im öffentlichen bzw. Hochschulbereich (Finanzierung, Bewirtung, Steuern, etc.)
Darüber hinaus sind folgende Kompetenzen wünschenswert:
* Fähigkeit zum konzeptionellen, zielorientierten Denken und selbstständigen, strukturierten Arbeiten
* Organisations- und situationsgerechte Kommunikationsstärke
* hohe Serviceorientierung sowie Teamfähigkeit
* absolute Termintreue
* Bereitschaft zu anlassbezogenen flexiblen Arbeitszeiten
* Computerkenntnisse (Office, Datenbanken, HTML und Typo3)
Unser Angebot an Sie:
Als Universität vereinen wir die Entwicklungsstärke einer Lehr- und Forschungseinrichtung mit den attraktiven Arbeitsbedingungen des öffentlichen Dienstes. Die Universität Potsdam ist eine zuverlässige Arbeitgeberin, die ihre Beschäftigten mit vielfältigen Angeboten und Leistungen unterstützt:
* Profitieren Sie von betrieblicher Altersvorsorge, einer Jahressonderzahlung und vermö-genswirksamen Leistungen.
* Alle Standorte bieten eine gute Verkehrsanbindung. Sie können einen monatlichen Zu-schuss zum ÖPNV-Jobticket erhalten und Campus-Fahrräder nutzen.
* Entwickeln Sie sich und Ihre Kompetenzen in verschiedenen Fortbildungsangeboten wei-ter; nutzen Sie die vielfältigen Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements und des Hochschulsports.
* Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bietet die Universität Potsdam ihren Beschäftigten flexible Arbeitszeiten, anteilige mobile Arbeit (z. B. im Home-Office) sowie die Option zur Arbeit in Teilzeit an. Sie verfügen über 30 Urlaubstage im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) und sind zusätzlich am und vom Dienst befreit. Unser Service für Familien berät Sie zu Fragen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Weitere Informationen zur Arbeitgeberin Universität Potsdam finden Sie unter
Ihre Bewerbung:
Reichen Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und entsprechen-den Qualifikationsnachweisen über das Online-Karriere-Portal der Universität Potsdam ein (Kenn-Nr. 92/2025). Bitte stellen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer zusammengefass-ten pdf-Datei bereit. Die Bewerbungsfrist endet am
Jetzt online bewerben:
Sollten Sie Hochschulabschlüsse außerhalb der EU absolviert haben, reichen Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Bewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) ein. Ersatzweise bitten wir Sie um Zusendung eines PDF-Auszuges aus der Datenbank zur Anerkennung und Bewertung ausländischer Bildungsnachweise (ANABIN).
Sollten Sie Berufsabschlüsse außerhalb Deutschlands abgeschlossen haben, senden Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland mit. Informationen dazu finden Sie beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).
Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chan-cengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Re-ligion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewer-bungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich er-wünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Ge-schlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG). Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.
Für nähere Informationen zur Ausschreibung steht Ihnen die Leiterin der Pressestelle, Frau Dr. Silke Engel, per E-Mail:
und Telefon: / 977 – 1496, gerne zur Verfügung.
Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an
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wenden.