Ihre Aufgaben
* Unterstützen des Niederlassungsleiters im Tagesgeschäft – organisatorisch, administrativ und inhaltlich
* Allgemeine Administration und Büroorganisation (u.a. Terminkoordination, Schriftverkehr, Datenbankpflege, Ablageorganisation und Postbearbeitung)
* Vor- und Nachbereiten von Besprechungen inkl. Protokollführung
* Prüfung und Vorbereitung von Kostenabrechnungen
* Unterstützung und Teilnahme bei Bewerbungsgesprächen
* Selbständige Stammdatenpflege von Mobilfunkdaten, Personalqualifikationen, Übergabelisten, Zertifikate
* Fundierte Recherche sowie Aufbereiten von Informationen und Daten – Erstellen von PowerPoint-Präsentationen, Berichten und Statistiken
* Reisemanagement inkl. Abrechnung, Terminorganisation und -koordination
* Erstellen von Vertragsunterlagen und Angeboten (nach Vorlage)
* Materialbestellungen sowie Rechnungserstellung
* Allgemeine Assistenz und Unterstützen des Teams bei bereichsübergreifenden Aufgaben bzw. Projekten
Ihr Profil
* Kaufmännische Ausbildung, z. B. zur Industriekauffrau/mann (m/w/d), Kauffrau/mann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. ein betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit technischer Ausrichtung
* Einschlägige Berufserfahrung in der kaufmännischen Projektbearbeitung und im Projektcontrolling
* Erfahrung im Assistenzbereich bzw. Office-Management
* Sichere MS-Office-Kenntnisse (Excel)
* Organisationsgeschick, Dienstleistungsorientierung und Priorisierungsvermögen
* Erfahrung im Facility-Management, Dienstleistungsbereich oder in der technischen Gebäudeausrüstung von Vorteil