Das Betreuungsbüro Thomanek ist ein Büro für rechtliche Betreuungen nach § 1814 BGB und unterstützt Menschen in rechtlichen, finanziellen und sozialen Angelegenheiten. Zur strukturierten Organisation der täglichen Arbeitsabläufe und zur weitgehenden administrativen Entlastung der Betreuungstätigkeit suchen wir eine zuverlässige Büroassistenz (m/w/d), die zentrale organisatorische und verwaltende Aufgaben eigenständig übernimmt.
Aufgaben
* Vollständige Bearbeitung der täglichen Ein- und Ausgangspost (Öffnen, Vorsortieren, Scannen, digitale Aktenzuordnung, Versandvorbereitung)
* Digitalisierung und strukturierte elektronische Ablage aller Dokumente in den digitalen Mandantenakten
* Selbstständige Erstellung, Vorbereitung und Versand standardisierter Schreiben nach Vorlagen (Behörden, Gerichte, Banken, Sozialleistungsträger, Vermieter, Einrichtungen)
* Vorstrukturierung und Bearbeitung eingehender E-Mails einschließlich Beantwortung einfacher Standardanfragen nach Vorgabe
* Terminmanagement (Terminvereinbarungen, Terminbestätigungen, Koordination mit Behörden, Einrichtungen und Beteiligten)
* Fristenkontrolle, Wiedervorlagenmanagement sowie laufende Pflege der digitalen Aktenführung
* Vorbereitung von Akten, Unterlagen und Vorgängen für Gerichtstermine, Behördenkontakte und Besprechungen
* Administrative Vorarbeiten für Anträge, Formulare und Dokumentationen
* Allgemeine organisatorische Büroarbeiten sowie eigenständige administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
Qualifikation
* Idealerweise abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere schriftliche Ausdrucksfähigkeit
* Sicherer Umgang mit PC, E-Mail, digitalen Dokumentenablagesystemen und Office-Programmen
* Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Organisationsvermögen
* Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
Benefits
* Minijob auf 603-€-Basis mit langfristiger Perspektive
* Flexible Arbeitszeiten nach Absprache (2–3 Einsatztage pro Woche)
* Stundenlohn 16,00 € bis 18,00 € brutto je nach Qualifikation
* Strukturierte Einarbeitung und klar definierte Arbeitsabläufe
* Verantwortungsvolle Tätigkeit mit eigenständigem Aufgabenbereich in einem wachsenden Betreuungsbüro