Du liebst Struktur, denkst mit, handelst vorausschauend und hältst dem Management den Rücken frei – auch dann, wenn es schnell und laut wird.
Du organisierst nicht nur, du steuerst mit. Du brauchst keinen Titel, um Wirkung zu entfalten – du schaffst Klarheit, bevor andere merken, dass Chaos droht.
Aufgaben
* Organisation und Priorisierung eingehender Anfragen, E-Mails und Themen
* Terminplanung, Koordination von Meetings, Vor- und Nachbereitung
* Eigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Telefonate, Schriftverkehr, Ablage)
* Einholen und Erstellen von Angeboten, Durchführung von Recherchen
* Unterstützung bei buchhalterischen Vorgängen (z. B. Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung)
* Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern, Partnern
* Koordination von Aufgaben über mehrere Gesellschaften hinweg
* Mitwirkung bei administrativen Prozessen rund um Immobilienabrechnungen
* Operative Zuarbeit in laufenden Projekten (z. B. Nachhalten von Deadlines, Sammeln von Unterlagen)
* Laufende Verbesserung und Strukturierung interner Abläufe
Qualifikation
* Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz
* Erfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde)
* Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-Voranmeldung
* Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch
* Belastbarkeit, Eigenverantwortung und klare Kommunikation
* Sicherer Umgang mit MS Office
* Absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität
* Wohnort im Umkreis Dortmund
* Präsenz im Büro (keine Remote-Option)
Benefits
* Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus
* Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten
* Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus
* Mitarbeitervergünstigungen – z. B. Rabatte auf Produkte oder Dienstleistungen
* Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln
* Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag
* Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung
* Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists
Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde (kein Muss)
* Erfahrung mit Immobilienabrechnungen oder Projektunterstützung
* Technisches Grundverständnis & digitale Aufgeschlossenheit
* Fähigkeit, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten
* Interesse an Persönlichkeitsentwicklung und pragmatischer Lösungsorientierung
* Lust auf ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung