• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Klare Prioritäten statt Verwaltungsmentalität
• Unternehmerisches Umfeld ohne Konzernstrukturen
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Erwartungshaltung ist Umsetzung statt Absicherung
Aufgaben
• Organisation und Priorisierung aller eingehenden Themen der Geschäftsführung
• Aktives Termin und Aufgabenmanagement inklusive Vorbereitung und konsequentem Nachhalten
• Eigenständige Bearbeitung klassischer Assistenzaufgaben wie Telefonate Schriftverkehr und Strukturierung
• Vorbereitung von Entscheidungen durch Recherchen Angebotsvergleiche und Auswertungen
• Unterstützung bei buchhalterischen Themen wie Rechnungserstellung und Vorbereitung der USt Voranmeldung
• Zentrale Schnittstelle zu Kunden Dienstleistern Partnern und internen Teams
• Nachhalten von Deadlines und Sicherstellen der operativen Umsetzung in laufenden Projekten
• Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen über mehrere Gesellschaften hinweg
• Kontinuierliche Verbesserung interner Abläufe mit Fokus auf Pragmatismus Effizienz und Geschwindigkeit
Qualifikation
* • Mindestens drei Jahre Erfahrung als Assistenz idealerweise in Geschäftsführungsnähe
• Erfahrung im unternehmerischen Umfeld mit Tempo Verantwortung und Entscheidungsdruck
• Grundverständnis für Rechnungsstellung und steuernahe Abläufe
• Sehr hohe Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift fehlerfreies Deutsch
• Hohe Eigenverantwortung Belastbarkeit und klare direkte Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln
• Absolute Vertrauenswürdigkeit Diskretion und Loyalität
Benefits
* Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus
* Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten
* Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus
* Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln
* Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag
* Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung
* Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists
Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde kein Muss
• Technisches Grundverständnis und Offenheit für digitale Tools Systeme und Automatisierung
• Fähigkeit auch in dynamischen oder unübersichtlichen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Interesse an persönlicher Weiterentwicklung Selbstführung und pragmatischer Problemlösung
• Motivation für ein Umfeld mit Tempo klaren Erwartungen und echter Verantwortung