Zuständigkeiten
1. Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Workshops, Meetings und Veranstaltungen
2. Mitwirkung bei administrativen und organisatorischen Regelprozessen innerhalb der Abteilung, beispielsweise im Bereich IT-Beschaffung, Dokumentenmanagement oder Gebäudeverwaltung
3. Unterstützung von Teams und Führungskräften bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
4. Eigenständige Durchführung zentraler Beschaffungsprozesse, unter anderem Bestellungen von Arbeitsmitteln, SAP-Banfenerstellung sowie Katalogabrufe
5. Prüfung, Kontierung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie Erstellung von Reports, Präsentationen und Auswertungen
6. Organisation und Koordination des Büroalltags einschließlich Terminmanagement, Reisekoordination und Korrespondenz
7. Unterstützung der direkten Führungskraft bei administrativen und organisatorischen Themenstellungen
8. Planung und Koordination von Besprechungen, Raumbuchungen sowie Telefon-, Video- und Webkonferenzen
Anforderungen
9. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
10. Erste oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Teamassistenz, Projektassistenz oder Office Management
11. Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
12. Organisationstalent mit hoher Serviceorientierung und ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein
13. Kommunikationsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
14. Hohes Maß an Eigeninitiative, Engagement und Teamfähigkeit
15. Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint