Jobbeschreibung
Die Serviceeinheit Facility Management, Fachbereich Hochbau sucht ab sofort, unbefristet, Personal für das Aufgabengebiet im Arbeitsschutz und Geschäftszimmer FB Hochbau, KENNZIFFER: 160/2025.
EINSATZORT: "Spiegelturm", Am Schlangengraben 2, 13597 Berlin
IHR AUFGABENGEBIET
Arbeitsschutzaufgaben in der SE FM
* Koordination des Arbeitsschutzes in der SE FM
* Initiierung, Koordinierung und Überwachung der erforderlichen Begehungstermine der Bereiche der SE FM
* Ggf. Teilnahme an Begehungsterminen mit der Sicherheitsfachkraft der Charité
* Durchsicht der Begehungsprotokolle und Priorisierung der abzuarbeitenden Mängel (siehe auch Servalino)
* Sicherstellung der Vollständigkeit der für die SE FM erforderlichen Gefährdungsbeurteilungen
* Ständige Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen und aller Unterlagen bezüglich des Arbeitsschutzes anhand der aktuellen Verordnungen und Gesetze
* Führen einer Überwachungsliste bezüglich der regelmäßig stattfindenden Unterweisungen und Sicherstellung der regelmäßigen Unterweisung aller Beschäftigte
* Ständige Fortbildung im Rahmen des Arbeitsschutzes
* Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss
* Begehung der Arbeitsplätze in der SE FM, Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen, Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Maßnahmen- und Wirksamkeitskontrolle
* Ergonomie Beauftragte
Leitung des Geschäftszimmers SE FM
* Assistenz-, Sekretariats- und organisationsaufgaben:
(Koordinierung, Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern; Erteilen allgemeiner und fachbezogener Auskünfte; Telefondienst; Terminplanung und –überwachung für die Leitung der SE FM und des Fachbereichs Hochbau; Koordinierung von Anfragen; Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen)
* Bereichsbezogene Bürowirtschaft und Statistik:
(Veranlassung der Wartung und Instandsetzung von Büromaschinen und –geräten; Mängelmeldungen; Schlüsselwesen; Bearbeitung und Verteilung von Brief- und elektronischer Post inkl. Zuständigkeitsprüfung und –ermittlung; Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial; Aushändigung von Dienstfahrscheinen, Überwachung von Rechnungen; Organisation des Registratur- und Wiedervorlagesystems; Erstellung von Aktenplänen; Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Vorgesetzte und Kolleg*innen; Raumvergabe für Besprechungsräume im Dienstgebäude; Verwaltung von Fachbüchern; organisatorische Abwicklung von Personalzu- und Abgängen; Beschaffung und Aufbereitung von Daten für Statistiken; Auswertung von Statistiken)
* Bereichsbezogene Informationsverarbeitung:
(Erstellen von Tabellen, Vordrucken, Umläufen und Formularen; Entwurf und Gestaltung von Schriftsätzen und Rundmails für den internen und externen Schriftverkehr; Pflege, Sicherung und Archivierung von Texten und Datenbanken; elektronische Aufbereitung von Schriftgut)
* Bereichsbezogene Personalverwaltung:
(Entgegennahme und Weiterleitung von Krank- und Gesundmeldungen, Zeiterfassungsbögen, KLR-Meldebelegen und anderen personenbezogenen Unterlagen; Pflege der Anwesenheitsliste, Koordinierung der Urlaubsplanung; Unterstützung der Beschäftigten bei der Klärung personalrechtlicher Fragestellungen)
* Bereichsbezogene Fachaufgaben:
(Verwaltung von Bürgschaften; Mitarbeit in der Brandschutzorganisation)
* Tätigkeiten zum Betrieb der KLR:
(Datenerfassung, Zeitstatistik; Mengenstatistik; Interne Verrechnungen; Umlagen)
Mitarbeit in der Anwendungssystembetreuung Servalino
* Betreuung der Servalino-Module Brandschutz und Arbeitsschutz
* (Eingabe und Überwachung der sich aufgrund von Begehungsprotokollen ergebenden Mängel; Ansprechpartner*in der Verantwortlichen für Arbeits- und Brandschutz in Bezug auf die Mängel- Abarbeitung)
* Mitarbeit bei der Fortentwicklung der Module Brandschutz und Arbeitsschutz
* Stammdatenpflege Servalino in Bezug auf Personen, Liegenschaften und Verantwortliche*r für Liegenschaften
Mitarbeit in der Anwendungssystembetreuung Servalino
* ProFiskal – Eingabe für Einnahmen und Ausgaben, einschließlich Ablage der Belege, Prüfen und Freigeben von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen
* Rechnungsbearbeitung über Servalino, Eingabe, Bearbeitung, Verbuchung
* Beratung der Bauleiter bei der Rechnungsbearbeitung und in Haushaltsangelegenheiten
Eine zusätzliche Beschreibung können Sie dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen" entnehmen.
Voraussetzungen
IHR PROFIL/ FORMALE VORAUSSETZUNGEN
(Bitte beachten Sie, dass diese zwingend sind)
* Für Tarifbeschäftigte:
* eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsangestellten
oder
* Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement
sowie
* Deutschkenntnisse auf dem Niveau C1 entsprechend der Kompetenzskala des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)
* Eine zusätzliche Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen.
Wir bieten Ihnen
* eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche des Bezirks mitgestalten können
* Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
* Möglichkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten
* Betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Sport- und Gesundheitsangeboten
* kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung
* bis zu 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr zzgl. 24. und 31.12. dienstfrei
* jährliche Sonderzahlung
* Hauptstadtzulage von bis zu 150,00 € monatlich
* Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte