Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab - von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.
Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n
Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)
Grünflächen- und Tiefbauamt, Stadtbezirk Schwenningen, unbefristet, Vollzeit bzw. Teilzeit mit mind. 19,5 Std./Wo., EG 8 TVöD
Sie möchten als kommunikative und strukturierte Persönlichkeit Verantwortung übernehmen und unsere Amtsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ unterstützen? Sie sind erster Kontakt für interne und externe Anfragen und haben Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgaben
Eigenständige Organisation des Sekretariats der Amtsleitung
Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie der Funktionspostfächer
Interne und externe Terminabstimmung, Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle
Koordination des Schriftverkehrs inkl. Erstellung von Entwürfen z.B. für Bürgeranfragen
Kommunikation mit Fachabteilungen, Querschnittsämtern, Bürgerinnen und Bürgern
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
Bearbeitung von Personalangelegenheiten innerhalb des Amtes (z. B. Urlaubs- und Krankmeldungen)
Unterstützung im Sitzungsdienst (Vorlagenerstellung, Fristenüberwachung, Abstimmungen)
Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und verwaltungsinternen Prozessen
Anleitung von Auszubildenden
Ihr Profil
Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung
Sehr gute EDV-Kenntnisse (u.a. MS Office, enaio, Monday.com)
Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Serviceorientiertes und freundliches Auftreten - auch in hektischen Situationen
Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise
Unser Angebot
Kollegiale Zusammenarbeit in einem Team, in dem Ihre Ideen und Meinungen gefragt sind
Zukunftssichere Beschäftigung
Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten
STADTVERWALTUNG
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Ihre Bewerbung
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, bitte über unser Online-Portal, bis zum 27.07.2025.
Fragen beantwortet Ihnen gerne
Silvie Lamla, Tel. 07720 82-2601
Stadt Villingen-Schwenningen
Haupt- und Personalamt
Postfach 12 60
78002 Villingen-Schwenningen
Das Online-Portal sowie Informationen über uns als Arbeitgeber finden Sie im Internet unter: www.villingen-schwenningen.de
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