Administrative projektunterstützung (m/w/d) für den grenzinfopunkt gesucht!

Grenzenlose Zusammenarbeit für eine gemeinsame Zukunft

Der GrenzInfoPunkt der Ems Dollart Region (GIP EDR) ist eine zentrale Anlaufstelle für Bürger:innen, Unternehmen und Organisationen in der deutsch-niederländischen Grenzregion, die Fragen zum Arbeiten, Studieren und Wohnen im Nachbarland haben.

Der GIP ist Teil der EDR. Die EDR ist ein öffentlich-rechtlicher Zweckverband von 83 deutschen und niederländischen Kommunen und Institutionen mit dem Ziel, die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Partner:innen aus dem Norden der Niederlande und aus der Region Weser-Ems über die Grenze hinweg auf- und auszubauen.

Darüber hinaus ist das Regionale Programmmanagement Interreg VI A (RPM) bei der EDR angesiedelt, ein zentrales EU-Förderprogramm zur Finanzierung und Koordination grenzübergreifender Projekte zur Stärkung der sozioökonomischen Struktur der Region.

Für den GIP EDR suchen wir eine engagierte administrative Projektunterstützung (m/w/d)!

Rezeption / Telefonzentrale

• Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonanrufe sowie bedarfsgerechte Weiterleitung an zuständige Kolleg:innen
• Empfang und Betreuung von Gäst:innen
• Bearbeitung des Posteingangs sowie eingehender E-Mails
  

Organisation

• Erstellung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten in digitaler und physischer Form
• Selbstständige Organisation und Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen (z. B. Sprechstunden, Sprechtage, digitale Beratungsangebote) sowie Kund:innenterminen
• Beschaffung von Materialien und administrative Abwicklung organisatorischer Prozesse
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kund:innen, Kolleg:innen sowie externen Partner:innen.

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r) oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Empfang, Sekretariat, Telefonzentrale oder allgemeine Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel) sowie mit digitalen Kommunikations- und Terminverwaltungssystemen
• Kenntnisse in der elektronischen Dokumentenablage und allgemeinen Büroorganisation
• Fähigkeit zur selbstständigen Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und administrativen Abläufen
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und niederländischer Sprache (Englisch ebenso wünschenswert)
• Kenntnisse im professionellen Umgang mit Kund:innenn, Gäst:innen und internen Ansprechpartner:innen
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Verständnis für Datenschutz und den vertraulichen Umgang mit Informationen

• Eine befristete Teilzeitstelle mit einem Umfang von bis zu 20 Wochenstunden, die Befristung erfolgt zunächst bis zum 31.12.2028
• Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an den TVöD-VKA, grundsätzlich in Entgeltgruppe 4. Je nach einschlägigem Abschluss, beruflicher Qualifikation und relevanter Berufserfahrung ist eine höhere Eingruppierung möglich
• Eine strukturierte und sorgfältig begleitete Einarbeitung, die Ihnen einen guten Einstieg in die Aufgaben und Abläufe ermöglicht
• Arbeitszeiten nach Absprache mit dem Team. Die Arbeitszeit ist überwiegend am Vormittag und an mindestens vier Tagen pro Woche vorgesehen
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bzw. Homeoffice nach erfolgreicher Einarbeitung und in Abstimmung mit dem Team
• Interessante Einblicke in abwechslungsreiche organisatorische und administrative Aufgabenbereiche sowie die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Enge fachliche Begleitung, regelmäßigen Austausch sowie Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

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