Wir suchen Dich! Du bist organisiert, eigenverantwortlich und liebst es, strategische und operative Themen aktiv mitzugestalten? Du hast den Blick fürs große Ganze, ohne dabei die Details aus den Augen zu verlieren? Dann bist Du bei uns genau richtig! Wir suchen eine Executive Management Assistenz (m/w/d) in Vollzeit (mind. 32h/Woche) im Homeoffice, mit gelegentlichen Vor-Ort-Terminen in NRW (Ruhrgebiet, Köln, Düsseldorf).
Was Dich erwartet:
Als Executive Assistant (EA) bist Du eine zentrale Stütze der Geschäftsleitung. Dein Fokus liegt nicht auf klassischen Sekretariatsaufgaben, sondern auf strategischer Mitgestaltung, effizientem Projektmanagement und operativer Umsetzung. Du übernimmst eigenständig Projekte, steuerst Teams und externe Dienstleister und bringst aktiv Ideen ein.
Deine Aufgaben:
* Eigenständige Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten mit einem Projektmanagement-Tool
* Optimierung und Pflege des Projektmanagement-Systems
* Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Business-Workflows zur Effizienzsteigerung
* Recherche und Analyse spezifischer Fragestellungen sowie Erstellung anschaulicher Reportings und Präsentationen für die Geschäftsleitung
* Koordination und Steuerung externer Dienstleister (z. B. Behörden, Architekten, Baufirmen, Agenturen)
* Kommunikation und Terminorganisation mit Geschäftspartnern und internen Teams
* Vorbereitung, Planung und Nachbereitung von Meetings und strategischen Workshops
* Erstellung und Pflege von Datenbanken sowie Dokumentation von Unternehmensprozessen
* Planung und Organisation des Betriebsbedarfs (Einkauf & Beschaffung)
* Aufbau und Führung von Teams, Delegation von Aufgaben an interne und externe Mitarbeiter
* Unterstützung bei der Unternehmensentwicklung durch aktive Mitgestaltung neuer Geschäftsstrategien
Das bringst Du mit:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt oder im Projektmanagement bzw. vergleichbare Qualifikation
* Sicherer Umgang mit cloudbasierten Software-Tools (Google Workspace, Office 365 etc.)
* sicherer Umgang mit KI Anwendungen
* Fundierte Erfahrung im Projektmanagement, idealerweise mit Asana, Jira, ClickUp, Monday o. ä.
* Sehr gute Kenntnisse in Google Sheets/Excel (Datentabellen, Pivot-Tabellen etc.)
* Idealerweise Erfahrung im Immobilienbereich oder Affinität für die Immobilien- und Bauwirtschaft
* Verhandlungssichere Deutsch - und sehr gute Englischkenntnisse
* Analytisches Denken, hohe Zahlenaffinität sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
* Selbstmanagement, Eigenverantwortung und Stressresistenz
* Kommunikationsstärke sowie sicheres und professionelles Auftreten
* Hohe Problemlösungskompetenz und eine proaktive Herangehensweise an Herausforderungen
Das bieten wir Dir:
* Work-Life-Balance: Flexible, planbare Arbeitszeiten (Mo–Fr zwischen 07:00–20:00 Uhr MEZ)
* Modernes Equipment: Firmenlaptop, -handy, Monitore, Webcam, Tastatur, Maus & weiteres Zubehör
* Persönliche Wertschätzung: Team-Events, Unternehmensbenefits & kleine Aufmerksamkeiten
* Start-up-Mentalität: Werde Teil eines wachsenden Unternehmens mit viel Gestaltungsspielraum und Innovationskraft
* Vertrauensvolle Zusammenarbeit: Eigenverantwortung statt Mikromanagement – wir setzen auf Dein Know-how
* Karriereentwicklung: Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch interne und externe Schulungen
Über uns:
Seit 2014 ist die ninepoint GmbH ein innovatives, familiäres, international tätiges und erfolgreich wachsendes Dienstleistungsunternehmen. Unsere Kunden sind führende internationale IT-Konzerne, mit denen wir langfristige, strategische Partnerschaften in den Bereichen D2C-E-Commerce und Cashback-Promotions pflegen.
Wir setzen auf Eigenverantwortung, Nachhaltigkeit und ein gesundes Arbeitsumfeld. Diversität ist uns wichtig – wir legen Wert auf Deine Qualifikationen, nicht auf Herkunft, Geschlecht oder andere Merkmale.
Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, eine Weiterbeschäftigung ist angestrebt.
Interesse?
Wenn Du mit Leidenschaft, Engagement und Innovationsgeist dabei bist, freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
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