Sie schaffen.
Mit Ihrem Blick für Details entgeht Ihnen so schnell nichts. Ein Talent, mit dem Sie unser Team perfekt ergänzen und – viel wichtiger – Ihren Kolleginnen und Kollegen damit so ganz nebenbei Raum und Zeit verschaffen, sich voll und ganz auf ihren Job zu konzentrieren.
Von der Büroorganisation über die Postbearbeitung bis zur Bedienung der Telefonzentrale: Als gute Seele des Büros stellen Sie sicher, dass alles glattläuft und unser Büro ein schöner Ort zum Arbeiten ist, an dem es an nichts fehlt. Sie unterstützen unser Team in Projekten, planen Termine und nehmen unsere Gäste in Empfang. Darüber hinaus tätigen Sie Bestellungen (z. B. von IT-Zubehör und Büromaterial), beauftragen Dienstleister, holen Angebote ein und vergleichen diese. Technisch versiert sind Sie auch: Sie verwalten die IT-Hardware und unterstützen Kolleginnen und Kollegen bei kleineren IT-Problemen. Um unser Team in die weite Welt hinausschicken zu können, planen Sie Reisen und kümmern sich um die Reisekostenabrechnungen. Damit alles gut dokumentiert ist, erfassen Sie Eingangsrechnungen in den Buchhaltungssystemen. Und das alles ganz im Sinne dessen, wofür wir stehen: für gesündere Menschen, für effizientere Therapien, für informiertere Ärzte, für eine bessere Welt.
Ihr Wissen.
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Veranstaltungskaufmann (m/w/d) oder Rechtsanwalts-/Notarfachangestellter (m/w/d), relevante Berufserfahrung
* Sehr gutes IT-Verständnis (Hard- und Software)
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
* Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Dienstleistungsverständnis sowie eine hohe Zahlenaffinität
* Selbstständige, gewissenhafte Arbeitsweise und Durchsetzungs- und Kooperationsfähigkeit
* Hervorragendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
Wir bieten.
Wissen schaffen für eine gesündere Welt. Das geht nur unter optimalen Voraussetzungen, für die wir uns gezielt einsetzen. Als am Markt fest etabliertes Unternehmen engagieren wir uns nicht nur für Nachhaltigkeit und Umwelt. Wir kümmern uns auch besonders um das Wohl der Menschen, die bei uns arbeiten. Dazu zählen die vielen Kleinigkeiten, die den Arbeitsalltag einfach angenehmer machen, wie eine tolle Atmosphäre, großartige Büros mit moderner Ausstattung, ein schöner Aufenthaltsraum oder köstlicher Kaffee. Und noch viele weitere konkrete Vorteile für Sie:
* Kurze Entscheidungswege und viele Freiheiten bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben
* Viele Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung: individuelles Coaching, Schulungen durch interne und externe Trainer, regelmäßige Feedbackgespräche
* Betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistungen (VL) und ggf. Berufsunfähigkeitsversicherung
* Vergütete Überstunden
* 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaubstage
* Ein freundliches und motiviertes Team, gemeinsame Aktivitäten, Firmenfeiern und Teamevents
* Feste Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* Auswahl an verschiedenen Benefits wie Urban Sports Club, Deutschlandticket und diverse Gesundheitsangebote
Über uns
face to face GmbH – Creating Impactful Life Science Experiences
Wir sind ein führender Partner für Event- und Kommunikationslösungen in der Life-Science-Industrie. Seit über 25 Jahren unterstützen wir internationale Pharma- und Biotech-Unternehmen dabei, Wissen wirkungsvoll zu vermitteln und Zielgruppen gezielt zu aktivieren – von strategischen Advisory Boards bis hin zu komplexen Multi-Country-Kongressen. Unsere Stärke liegt in der Verbindung von strategischer Präzision, operativer Exzellenz und tiefem Verständnis für die Anforderungen von Commercial-, Medical- und Marketing-Teams. Wir übersetzen wissenschaftliche Inhalte in Formate, die bewegen, überzeugen und nachhaltig wirken – live, hybrid oder digital. Wir denken ganzheitlich: von der Konzeption über Eventmanagement und Travel Services bis zur erfolgreichen Umsetzung vor Ort. Unser Anspruch ist es, messbaren Mehrwert zu schaffen – für unsere Kunden, ihre Marken und deren Zielgruppen. Wenn Sie in einem professionellen Umfeld arbeiten möchten, in dem Qualität, Verantwortung und Wirkung zählen, dann gestalten Sie mit uns die Zukunft der Life-Science-Kommunikation.