Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Präsidenten
Vollzeitbeschäftigung (Teilzeitbeschäftigung möglich)
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Zur Vervollständigung unseres internationalen Teams suchen wir Sie für unser in Doppelbesetzung geführtes Sekretariat des Präsidenten der Freien Universität Berlin, den Sie mit Organisations- und Kommunikationstalent unterstützen. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland und ist national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin. Der Präsident vertritt die Hochschule und ist des Weiteren insbesondere für die strategische Planung (Forschungsschwerpunkte, Entwicklungsplanung, Berufungspolitik, Evaluation, Qualitätsmanagement, Exzellenzstrategie etc.) zuständig.
Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team im engen Austausch mit einer weiteren Teamassistentin an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache
Veranstaltungsorganisation (Kommunikation, Raumorganisation, Catering etc.)
Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP
Akten- und Dokumentenmanagement (Ablage, Archivierung, etc.)
Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in/-assistent*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen, sehr gute Englischkenntnisse sowie gute Kenntnisse in einer romanischen Sprache in Wort und Schrift; sehr gute EDV-Kenntnisse inkl. MS Office, insbesondere geübte Handhabung von Outlook
sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie sehr gutes Ausdrucksvermögen