Wir betreuen Non-Profit-Organisationen in Berlin – Vereine, Stiftungen und NGOs – mit verlässlicher IT und stabilen Webprojekten. Unsere Kund:innen sind Organisationen wie das Deutsche Kinderhilfswerk, die Technologiestiftung Berlin oder die Weltbank Group.
Damit das Team sich auf die Kundenarbeit konzentrieren kann, brauchen wir jemanden, der im Hintergrund den Laden zusammenhält: Office am Laufen halten, Abrechnung sauber führen, neue Mitarbeitende strukturiert onboarden und dafür sorgen, dass alle arbeitsfähig sind.
**
Deine Rolle**
Du bist die operative Schaltzentrale: Office, Abrechnung und HR liegen in deiner Hand. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und unserem Projektmanagement zusammen, hast den Überblick über offene Punkte und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
Aufgaben
Office & Organisation
* Allgemeines Officemanagement: Post, Tools, Zugänge, Bestellungen
* Termine koordinieren, Kalender und Fristen im Blick behalten
* Überblick über alles, was offen ist – und aktiv schließen, nicht nur sammeln
Abrechnung & vorbereitende Buchhaltung
* Zeiterfassung prüfen und abrechnen (Stunden, Projekte, Kunden)
* Rechnungen erstellen und nachhalten (Mahnwesen, wo nötig)
* Belege zuordnen und Unterlagen für die Steuerberatung vorbereiten
* Kleine Auswertungen für die Geschäftsführung (Auslastung, Außenstände)
HR & Onboarding
* Onboarding neuer Mitarbeitender vorbereiten und begleiten (Vertrag, Zugänge, Geräte, erster Tag)
* Werkstudent:innen koordinieren (Aufgaben, Stundenkonten, Nachhalten)
* Offboarding strukturiert begleiten
* Sicherstellen, dass alle arbeitsfähig sind: Zugänge, Geräte, Accounts
IT-Beschaffung für Kunden (operativ)
* Geräte und Lizenzen für Kunden beschaffen – nach Anforderungen aus Projektmanagement und IT-Administration
* Angebote einholen, vergleichen, bestellen und nachhalten
* Abstimmung mit Lieferanten, Lieferungen tracken
Interne Prozesse & Standards
* Interne Abläufe verbessern und dokumentieren
* Templates und Checklisten weiterentwickeln (Onboarding, Beschaffung, Abrechnung)
* Mitdenken: Was fehlt? Was lässt sich automatisieren?
Qualifikation
* Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Office Management, Assistenz, Operations oder einer ähnlichen Rolle
* Sehr strukturiert und zuverlässig – du hältst Dinge nach, ohne dass jemand dich erinnern muss
* Eigenständig: du treibst Themen voran und wartest nicht auf Ansagen
* Erfahrung mit Zeiterfassung, Rechnungsstellung und vorbereitender Buchhaltung
* Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse
* Sicher im Umgang mit gängigen Tools (z. B. Notion, Google Workspace oder M365, Buchhaltungs- oder Zeiterfassungstools)
Nice to have
* Erfahrung im IT-Umfeld, bei einem IT-Dienstleister oder in einer Agentur
* Erfahrung mit Lexoffice, sevDesk, DATEV oder vergleichbaren Tools
* Erfahrung mit Automatisierungstools (, n8n, Zapier)
* Berührungspunkte mit Non-Profit, NGO oder Stiftung
Benefits
* Gehalt: 38.000 – 55.000 € brutto/Jahr (je nach Erfahrung, bei Teilzeit anteilig)
* Vollzeit oder Teilzeit (28–40 Stunden) – wir finden ein Modell, das passt
* Arbeit mit Sinn: du unterstützt Organisationen, die gesellschaftlich etwas bewegen
* Schlüsselrolle in einem kleinen, wachsenden Team mit kurzen Wegen – kein Konzern-Overhead
* Hybrid: einladendes Büro (guter Kaffee!) in Berlin-Schöneberg + bis zu 60 % Remote möglich
* Bezahlte Fortbildungen
* Regelmäßig gemeinsam raus – Teamreise in die Berge oder ans Meer
* Weitere Benefits wie Gym-Membership oder Deutschlandticket besprechen wir gerne persönlich
Schick uns deinen Lebenslauf – ein Anschreiben ist kein Muss, aber wir freuen uns, wenn du uns kurz erzählst, warum die Stelle dich anspricht.
Die Leicht Digital GmbH ist spezialisiert auf die IT-Bedürfnisse von Vereinen, Stiftungen und gemeinnützigen Organisationen. Wir begleiten unsere Kund:innen von der ersten Transformation bis zum sicheren Regelbetrieb und sorgen dafür, dass IT-Lösungen zuverlässig, effizient und leicht nutzbar sind.
Unser Anspruch ist es, Technologien so zu gestalten, dass sie nicht zur Hürde werden, sondern den Alltag erleichtern. Mit Erfahrung, Leidenschaft und einem klaren Blick für pragmatische Lösungen schaffen wir digitale Strukturen, die Raum für das Wesentliche lassen – die Mission unserer Kund:innen.