Assistenzstelle für das Sekretariat
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* Mitarbeit bei der Organisation des Sekretariats, Termin- und Tagesplanung des Oberbürgermeisters, Terminabsprachen und -kontrolle sowie Terminkoordination.
* Operative und inhaltliche Unterstützung des Oberbürgermeisters bei seinen Informations-, Repräsentations- und Kontrollaufgaben.
* Planung und Organisation von Besprechungen, kleineren Veranstaltungen und Dienstreisen verbunden mit den dazu gehörenden Abrechnungen.
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Ihre Aufgaben:
* Kommunikation: Betreuung der Besucher und Gäste, Ansprechpartner/in für die Referenten, Mitarbeiter/innen, Bürgerinnen und Bürger sowie für die kommunalen Mandatsträger/innen und Telefonmanagement.
* Korrespondenz: Beantwortung und Koordination der Post, Erledigung der Korrespondenz des Oberbürgermeisters und selbständige Beantwortung von informellen Anfragen.
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Ihr fachliches Profil:
* Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, eine selbständige und loyale Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität sowie Umsichtigkeit auch unter hohem Zeitdruck und Publikumsaufkommen.
* Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen, Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung und Souveränität im Auftreten.
* Qualifikationsprüfung für den Einstieg in die 2. Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder Verwaltungsfachangestellte oder Fachprüfung I für Verwaltungsangestellte oder eine der Aufgabenstellung dienliche, dreijährige anerkannte Berufsausbildung i. V. m. der Weiterbildung zum/zur Geprüften Sekretär/in (IHK).
* mehrjährige einschlägige Erfahrung in herausgehobener Position.
* Erfahrung im Führen einer elektronischen Vorgangsarchivierung.
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Vorteile:
* unbefristetes Arbeits- bzw. Dienstverhältnis mit bis zu 39 bzw. 40 Stunden/Woche, vorzugsweise in Teilzeit.
* eine der Aufgabenstellung entsprechende Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. Besoldung nach Besoldungsgruppe A7 BayBesO.
* Vorteile einer Beschäftigung bei der Stadt Würzburg: www.wuerzburg.de/benefits