Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung Ihre Tätigkeiten als Sekretärin/ Assistentin (m/w/d) Eigenständige Organisation, Koordination und Pflege des Kalenders der Abteilungsleitung inklusive Priorisierung von Terminen Planung, Durchführung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Technik-Meetings, Workshops und Sonderterminen Verantwortung für das Reisemanagement der Abteilungsleitung sowie Betreuung von Zeit- und Abwesenheitsthemen Unterstützung des Teams bei Reisebuchungen sowie bei Urlaubs-, Zeit- und Abwesenheitsanträgen Mitwirkung im Abteilungscontrolling, insbesondere Pflege und Auswertung von Excel-basierten Übersichten (z. B. Stunden-, Projekt- und Kapazitätsauswertungen) Aufbereitung von Informationen, Analysen und Präsentationsunterlagen zur Unterstützung der Abteilungsleitung Abwicklung des Bestellwesens inklusive Angebotseinholung, Rechnungsprüfung und administrativer Nachverfolgung Organisation und Begleitung von Meetings, Veranstaltungen sowie ausgewählten Sonderprojekten Übernahme allgemeiner administrativer und koordinierender Aufgaben im Abteilungsumfeld Ihr Profil als Sekretärin/ Assistentin (m/w/d) Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.B. Bürokauffrau, Kauffrau für Büromanagement, Industriekauffrau (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation z.B. als Assistentin, Sekretärin, kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) Erste Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise in einem technischen Umfeld Ausgeprägte Organisations-, Koordinations- und Kommunikationsstärke Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Flexibilität und Belastbarkeit Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Outlook Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil Kontaktdaten für Stellenanzeige AKTIV personal-service GmbH Jennifer Winter Ulmer- Tor- Straße 9 88400 Biberach Tel.: 07351- 374 4230 Fax: 07351-374 4259 E-Mail: Bewerbung-Biberach@aktivpersonalservice.de