Wir sind ein inhabergeführtes, modernes Unternehmen in Overath-Untereschbach mit rund 20 Mitarbeitenden und organisieren seit mehr als 40 Jahren bundesweit Kongresse, Seminare und Online-Fortbildungen für Ärztinnen und Ärzte.
Unser Team wächst – daher suchen wir in Voll- oder Teilzeit:
Assistenz (m/w/d)
in der Veranstaltungsorganisation & Geschäftsleitung
Du unterstützt die Teamleitung bei allen administrativen und operativen Aufgaben rund um die Veranstaltungsorganisation und kannst dir vorstellen, daneben auch die Geschäftsleitung zu entlasten.
Deine Aufgaben:
* Selbstständige Mitwirkung an Projekten (z. B. Einladung und Bestätigung, Hotelrecherchen und -buchung, Abstimmung mit den Referenten, Adressmanagement, Rechnungsprüfung)
* Teilnehmermanagement im Rahmen des Buchungssystems
* Projektsteuerung durch unsere Software
* Briefing und Kontrolle der technischen Betreuung der virtuellen Veranstaltungen
* Eigene Betreuung einzelner Veranstaltungen
* Kundenkontakt mit Hotels, Teilnehmenden, Referierenden und Sponsoren
* Konfektionierung kleinerer Mailings, Versand von Post und Paketen
* Telefonzentrale
* Unterstützung bei zentralen Bestellungen (z. B. Material)
* Reisebuchungen für Referenten, aber auch für die Geschäftsleitung
* Unterstützung bei der Präsentationserstellung
Dein Profil:
* Kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Veranstaltungs- oder Hotelbereich oder andere vergleichbare Qualifikation
* Schnelle Auffassungsgabe und hohes Organisationsvermögen zeichnen dich aus
* Du hast Spaß an vielfältigen Tätigkeiten und eine selbstständige, zuverlässige, teamorientierte Arbeitsweise
* Du hältst gerne die Fäden in der Hand und koordinierst als Schnittstelle zwischen Teamleitung, Projekt und Geschäftsleitung
* Vielleicht schon Berufserfahrung im Bereich Projektassistenz, der Hotelbranche oder im Reise- und Kongress-Bereich?
Wir bieten:
* Einen selbstständigen Gestaltungsspielraum und viel Eigenständigkeit nach sorgfältiger Einarbeitung
* Flache Hierarchien und eine spannende, abwechslungsreiche Aufgabenstellung nach gründlicher Einarbeitungsphase
* Gleitzeit und tageweises mobiles Arbeiten sind für uns selbstverständlich
* Wir unterstützen deine persönliche Weiterbildung durch passende Fortbildungsangebote und Kurse (z. B. Sprachen)
* Ein dynamisches Team mit motivierten Kolleginnen und Kollegen erwartet dich
* Ob Parkplatz, Obst oder Kaffee – bei uns ist für alles gesorgt!
Komm ins Team diaplan. Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Angabe der Gehaltsvorstellung und des möglichen Eintrittszeitpunktes an a.triebel@diaplan.de oder über unser Bewerberformular.
diaplan GmbH
Andrea Triebel
Alte Ziegelei 2 – 4
51491 Overath
T: 0 22 04/9731-01