Sie sind der Schlüssel zum Erfolg unserer Amtsleitung.
Jobbeschreibung
Wir suchen eine engagierte und organisierte Persönlichkeit, die sich für die Organisation des Sekretariats der Amtsleitung begeistert. Als Sekretariat/Office Manager/-in werden Sie als erster Kontakt für interne und externe Anfragen fungieren und unsere Amtsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ unterstützen.
Ihre Aufgaben
* Organisation des Sekretariats der Amtsleitung
* Bearbeitung von Posteingängen und -ausgängen sowie Funktionspostfächern
* Interne und externe Terminabstimmung, Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle
* Koordination des Schriftverkehrs einschließlich Entwurfserstellung z.B. für Bürgeranfragen
* Kommunikation mit Fachabteilungen, Querschnittsämtern, Bürgern und Mitarbeitern
* Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
* Bearbeitung von Personalangelegenheiten innerhalb des Amtes (z.B. Urlaubs- und Krankmeldungen)
* Unterstützung im Sitzungsdienst (Vorlagenerstellung, Fristenüberwachung, Abstimmungen)
* Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und verwaltungsinternen Prozessen
* Anleitung von Auszubildenden
Benötigte Fähigkeiten und Qualifikationen
Zu Ihren Stärken gehören:
* Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine abgeschlossene mindestens 3-jährige kaufmännische Ausbildung
* Sehr gute EDV-Kenntnisse (u.a. MS Office, enaio)
* Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
* Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
* Serviceorientiertes und freundliches Auftreten – auch in hektischen Situationen
* Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise
Unser Angebot
* Kollegiale Zusammenarbeit in einem Team, in dem Ihre Ideen und Meinungen gefragt sind
* Zukunftssichere Beschäftigung
* Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
* Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
* 25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
* Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
* Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
* Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten