In dieser Position unterstützen Sie die Kreiskämmerin sowie den Fachbereich Z 2 insbesondere bei
* Allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungstätigkeit wie eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inkl. Agendaerstellung und Protokollführung, Bearbeitung und strukturierte Nachverfolgung der Ein- und Ausgangspost sowie des E-Mail-Verkehrs
* Unterstützung im Haushalts-, Finanz- und Beteiligungsbereich (in enger Abstimmung mit der Kreiskämmerin), Zuarbeit bei der Erstellung von Vorlagen für politische Gremien und die Behördenleitung, Erstellung sowie Pflege von Übersichten, Statistiken und Auswertungen, Mitarbeit bei Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
* Mitwirkung im Bereich Immobilien und kreiseigene Schulen, Unterstützung bei der Koordination von Vorgängen rund um Liegenschaften und kreiseigene Schulgebäude
* Betreuung weiterer Organisationseinheiten und Gesellschaften, Mitwirkung in der Geschäftsstelle des Zweckverbandes Tierkörperbeseitigungsanstalt Kraftisried, insbesondere bei Korrespondenz, Terminorganisation, Ablage und der Zuarbeit zu Germienunterlagen, Unterstützung bei der Verwaltung der Servicegesellschaft Landkreis Ostallgäu GmbH (z. B. Pflege von Übersichten, Zuarbeit bei Vertrags- und Gremienangelegenheiten, Koordination der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern)
* Kommunikation und Schnittstellenfunktion, freundliche und kompetente Ansprechperson für interne und externe Kontakte des Fachbereichs, Koordination und Weitergabe von Informationen zwischen Kreiskämmerin, Fachbereichen, Schulen, Beteiligungen, Zweckverband, Gesellschaften und externen Partnern
* Organisation und Dokumentenmanagement, sorgfältige Aktenführung und Archivierung, sowohl digital als auch in Papierform, Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Einhaltung interner Abläufe, Vorgaben und Richtlinien
* eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung ( z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement o.Ä.), alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung im Verwaltungsumfeld
* mehrjährige Berufserfahrung in einem Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
* wünschenswert sind Grundkenntnisse im Haushalts-, Kassen- oder Finanzwesen sowie im Umgang mit Beteiligungen, Zweckverbänden oder Gesellschaften bzw. die Bereitschaft, sich in diese Themenfelder zügig einzuarbeiten
* Verständnis für Verwaltungsabläufe, Gremienarbeit und interne Entscheidungswege
* sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook, ggf. PowerPoint)
* Bereitschaft, sich in verwaltungsspezifische Fachverfahren (z.B. Haushalts- oder DMS-Systeme) einzuarbeiten
* sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise bei der Erstellung und Pflege von Dokumenten, Tabellen und Übersichten
* ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, auch bei parallelen Aufgabenstellungen
* hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und verbindliches Auftreten
* Fähigkeit zu selbständigem, proaktivem und verantwortungsbewusstem Arbeiten
* Teamfähigkeit, Belastbarkeit sowie die Bereitschaft, auch in arbeitsintensiven Phasen (z.B. Haushaltsaufstellungen oder Gremiensitzungen von Zweckverband und Gesellschaft) engagiert mitzuwirken
Wir sind als Landratsamt des Landkreises Ostallgäu, mit Sitz in Marktoberdorf, Ansprechpartner des Bürgers, der Wirtschaft und Kommunen im Landkreis Ostallgäu, für diese erbringen unsere Mitarbeiter/innen ein breites Spektrum an Dienstleistungen. Dabei stehen für uns folgende Werte im Vordergrund: Bodenständigkeit, Innovation, Vernetzung, Weitsicht und Bürgernähe. Wir suchen und zeigen Wege zu machbaren Lösungen auf und handeln stets dienstleistungs- und zukunftsorientiert.
Wenn Sie auf der Suche nach einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeit sind, bei der Sie Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen zum Wohl der Allgemeinheit einbringen können, sind Sie bei uns genau richtig.
Datenschutz und Datenschutzhinweise des Landkreis Ostallgäu.