Schulsekretär*in
Schule am Weinweg
Schul- und Sportamt
* Start: nächstmöglich
* befristet
* Teilzeit 57,69 %
* Bezahlung: bis E 8 TVöD
Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Die Schule am Weinweg ist ein Sonderpädagogisches Bildungs- und Beratungszentrum (SBBZ) mit dem Förderschwerpunkt Sehen im Stadtteil Rintheim. Rund 90 Schüler*innen werden hier von einem Team aus 18 Lehrkräften begleitet und unterrichtet. Ihr Arbeitsplatz im Schulsekretariat ist das Herzstück der Schule – von Montag bis Freitag sind Sie ab 7:15 Uhr vor Ort präsent und gestalten die vielfältigen Abläufe aktiv mit. Sie arbeiten im Rahmen einer Ferienregelung: Während der Schulzeit beträgt Ihre wöchentliche Arbeitszeit 26,93 Stunden. In den Schulferien ist keine Arbeitsleistung zu erbringen. Insgesamt entspricht dies einem bezahlten Beschäftigungsumfang von 57,69 %. Die Stelle ist im Rahmen einer Mutterschutz- und einer sich daran anschließenden Elternzeitvertretung befristet zu besetzen.
Aufgaben
* Zentrale Ansprechperson: Als erste Kontaktstelle für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte erteilen Sie persönliche und telefonische Auskünfte. Sie koordinieren Termine, steuern eingehende Anfragen und stellen einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten sicher.
* Office-Management: Sie verwalten und pflegen die digitalen Schülerdaten eigenverantwortlich und bearbeiten den Posteingang sowie Rechnungen und Bestellungen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Verwaltung der Lernmittel und Materialien, aktualisieren die entsprechenden Inventarlisten und führen die Registratur. Im Schulalltag unterstützen Sie die Schulleitung sowie das Kollegium bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Profil
* Qualifikation: Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich mit.
* Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit gängigen Office-Tools gehört ebenso zu Ihrem Profil wie die Fähigkeit, sich neue IT‑Anwendungen schnell und eigenständig anzueignen.
* Kompetenzen: Sie zeichnen sich durch Flexibilität, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit aus und behalten auch in herausfordernden Situationen stets die Ruhe und den Überblick. Als zentrale Koordinationsstelle der Schule schaffen Sie durch Ihre authentische, kompetente Ausstrahlung und klare Kommunikation ein vertrauensvolles und produktives Miteinander.
Wir bieten
Eine Arbeitgeberin, 7.000 Mitarbeitende & eine große Verbundenheit
Die Stadt und wir: Gemeinsam machen wir Karlsruhe noch l(i)ebenswerter.
Vielfalt, Gleichstellung & Inklusion
Weil Sie wertvoll sind: Wir engagieren uns für Chancengleichheit und gestalten Vielfalt gemeinsam.
Herzliches Willkommen, Teamwork & positive Führungskultur
Hier stimmt der Vibe: Unser Miteinander – orientiert an Wertschätzung und Respekt.
Flexible Arbeitszeiten, individuelle Arbeitszeitmodelle & Home‑Office
Ihr Leben, Ihr Rhythmus: Wir setzen auf Work-Life-Balance.
Entwicklungsprogramme, Fortbildung & echte Perspektiven
Ihre Stadt. Ihre Karriere: Wir begleiten Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg.
Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge & Rooftop-Kantine
Fit für die Zukunft: Gemeinsam an morgen arbeiten.
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