Im Auftrag unseres Partnerunternehmens, einer führenden Einrichtung im Bereich der Forschungs- und Entwicklungsförderung in Stuttgart, suchen wir Dich. Werde Teil einer Organisation, die durch ihre Arbeit wichtige Beiträge zu zukunftsweisenden Technologie- und Innovationsprojekten leistet. Als Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung unterstützt Du eigenverantwortlich die administrativen Prozesse der Abteilungen, planst Termine und Reisen ️✈️ und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Die Position ist vorerst auf 6 Monate befristet. Deine Aufgaben Du entlastest die Abteilungsleitungen umfassend und sorgst für einen reibungslosen administrativen Ablauf Deine Kommunikationsstärke nutzt du für die souveräne Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Du bist der Organisations-Profi und koordinierst alle Termine, Besprechungen sowie die notwendige Vor- und Nachbereitung Die Planung, Organisation und Abrechnung komplexer Dienstreisen liegt in deiner eigenverantwortlichen Hand Mit deinem geschulten Blick fürs Detail erstellst du aussagekräftige Berichte, Präsentationen und sorgst für eine professionelle Dokumentation Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung von Prozessen ein und optimierst die Arbeitsabläufe in den Abteilungen Dein Profil Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit Mehrjährige relevante Berufserfahrungen in einer ähnlichen Assistenz- oder Büromanagement-Funktion zeichnen dich aus Dein Organisationstalent nutzt du zur souveränen Steuerung komplexer Büroprozesse und Abläufe In deutscher und englischer Sprache kommunizierst du mündlich und schriftlich verhandlungssicher Im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen bist du absolut versiert und bringst idealerweise Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement mit Du hast ein gutes Gesamtverständnis für Verfahrensabläufe und ein Bewusstsein für Wirtschaftlichkeit Was du erwarten darfst Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem der renommiertesten Forschungszentren Deutschlands Ein kollegiales und unterstützendes Team, das sich auf deine Mitarbeit freut Die Flexibilität, nach Absprache bis zu zwei Tage pro Woche im Homeoffice zu arbeiten