Jobbeschreibung
Wir suchen einen motivierten und organisatorisch talentierten Mitarbeiter, der sich in unseren Standort Hünstetten (Nähe Idstein, Wiesbaden) integriert.
Das Team unterstützt Kunden und Kollegen auf Augenhöhe und arbeitet eng mit unserer Leitung zusammen.
Deine Hauptaufgaben sind:
* Workflow-Steuerung: Du überwachst unsere internen Workflows und stellst sicher, dass Aufträge strukturiert vorankommen und fristgerecht bearbeitet werden.
* Termintreue: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen oder andere Fristen - Du hast alle wichtigen Termine im Blick und stellst sicher, dass nichts liegen bleibt.
* Kommunikation mit Kunden: Wenn Unterlagen fehlen, unterstützt Du die fachlichen Ansprechpartner - durch Erinnern, Nachhaken oder das Einleiten von Fristverlängerungen.
* Abstimmung mit Leitung & Orga-Team: Im wöchentlichen Jour fixe berichtest Du zum aktuellen Stand der Aufträge - in den quartalsweisen Meetings geht's um die vorausschauende Auftragsplanung.
* Fakturavorbereitung: Du unterstützt die Leitung bei der Abrechnung, ordnest Aufwendungen den jeweiligen Aufträgen zu und achtest auf eine saubere Dokumentation der Zeiten.
Dein Profil sollte folgende Voraussetzungen erfüllen:
* Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung - zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder in einem vergleichbaren Bereich. Auch Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind herzlich willkommen.
* Berufserfahrung: Du bringst mindestens drei Jahre Erfahrung aus einem strukturierten, digital geprägten Arbeitsumfeld mit - idealerweise aus einer Position mit organisatorischem Schwerpunkt.
* IT-Kenntnisse: Mit MS Office gehst Du sicher um. Erste Erfahrungen mit DATEV oder digitalem, papierlosem Arbeiten sind ein Plus - aber keine Voraussetzung.
* Kommunikation & Teamfähigkeit: Du bist offen, freundlich und kommunizierst verbindlich - mit Kunden, Kolleg:innen und Führungskräften. Zusammenarbeit im Team ist für Dich selbstverständlich.
* Struktur & Organisation: Du arbeitest gewissenhaft, denkst mit und hast Freude daran, Abläufe effizient und vorausschauend zu organisieren. Deadlines behältst Du zuverlässig im Blick.
Benifits
Wir bieten Dir ein attraktives Gehalt sowie flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten. Eine moderne Ausstattung, betriebliche Altersvorsorge und Weiterbildungsmöglichkeiten runden unser Angebot ab.